业务中的瓶颈是什么? 每次检测和修复它们的最终指南插图

2021年,这个名为“永远给予”的集装箱卡在苏伊士运河时,阻碍了价值近600亿美元的贸易。

有时,只需要一个过程中的一个问题,一切就会陷入停顿。你的业务瓶颈可能没有巨轮那么明显,但是你可以在它们失控之前采取措施解决它们。

在本文中,我们将回答“业务中的瓶颈是什么?”并解释如何防止它们提高效率,减少代价高昂的错误和确保一致性。如果你已经在处理了,我们会给你工具让你重新开始运行。

什么是商业的瓶颈?

瓶颈是工作流或流程中产生待办事项列表的拥塞点。当系统的一部分处于最大容量时,这可能会影响生产率、成本以及与客户和供应商的关系。

业务瓶颈的类型取决于原因。通常,我们可以将其分为三个来源:

  • 生产线

  • 供应链

最有可能出现瓶颈的时间之一是在启动新产品或服务时。在这些情况下,您的团队正在进行假设,并且没有意识到实际的低效率。但是,如果您不能始终如一地跟踪业务流程,那么随时都可能出现瓶颈。

长期瓶颈与短期瓶颈: 有什么区别?

商业瓶颈可以分为两段时间:

  • 短期瓶颈。这些都是暂时性因素造成的。通常情况下,它们不会造成严重的问题,但它们是不可预测的,而且它们的影响可能各不相同。

  • 长期瓶颈。这些瓶颈几乎总是与系统或流程中较大的问题相关,并导致持续的延迟。

例如,特斯拉在2017年向客户承诺生产1500辆 Model-3汽车,但只生产了260辆(17.3%)。这并不是因为暂时的供应问题,而这将被视为短期的瓶颈。这是由于过程本身: 过多地依赖自动化系统,而这些系统需要人类工程师。

特斯拉的 Model-3问题是一个系统问题的例子,可能导致持续的问题,而不是一个暂时的问题。

下面是一些长期和短期瓶颈的例子:

长期的 短期的

生产线: 排长队的专用机械

生产线: 网页设计比文案写作时间长

供应链: 对产品开发至关重要的停产部分

供应链: 由于物流延误而导致的供应短缺

人员: 患有长期疾病的员工

人物: 休假的员工

为什么要识别业务中的瓶颈

识别和修复业务中的瓶颈可以防止运营和财务问题的发生——或者变得更糟。经常这样做可以让您专注于发展业务和改进业务流程的方法。

Some of the main benefits of finding and fixing bottlenecks are that you can:

发现和修复瓶颈的一些主要好处是,您可以:

  • 与供应商和客户建立更好的关系

  • 减少代价高昂的错误

  • 通过自动化提高效率

与供应商和客户建立更好的关系

避免业务中的瓶颈可以帮助你与供应商建立更好的关系。通过遵守最后期限和付款,供应商会更加信任你这个客户。作为一个可靠的客户,你也可以得到额外的优惠或折扣。这可能意味着你那边的问题更少,因为你的库存水平将始终是准确的。

您还可以利用库存水平的相关信息来共享较低的项目可用性信息。从长远来看,这可以增加客户的信任和与你的业务的合作。

减少代价高昂的错误,增加利润

如果您正在处理人员瓶颈,那么其他团队成员可能因此需要更加努力地工作。没有停工时间的精疲力竭的员工可能会犯更多的错误。如果这种情况经常发生,随着时间的推移,可能会导致大量员工离开你的公司。

美国员工的自愿离职人数预计将增长近20% ,达到3740万人(大流行前平均每年3190万人)。当这种情况发生时,你看到的是雇佣和培训新人的额外成本。

瓶颈还可能导致客户对漫长的等待时间或库存问题感到不满。如果你没有提供快速的服务,他们可能会选择从竞争对手那里购买。你的目标是找出如何在生产力和利润之间取得平衡。

通过自动化提高效率,减少人为错误

删除过时的系统可以确保一致性,节省在重复性任务上浪费的时间,并减少人为错误的机会。

像数据输入这样的活动适合于自动化,从而为需要更深入工作的活动腾出时间。我们的销售和营销状况报告显示,自动化销售和营销任务的受访者达到目标的可能性增加了16% 。

业务流程自动化市场预计到2026年将达到196亿美元。如果你是一个小团队,这意味着你能够专注于需要手动完成的大任务。

如工作流自动化,有助于消除销售过程中的手工工作,提高生产率。自动化你的一些任务,这样他们就可以在不需要你或团队成员动手指的情况下完成。

营销自动化工具能够提供易于使用的自动化构建器,您可以在几分钟内简化您的工作流程:

业务中的瓶颈是什么? 每次检测和修复它们的最终指南插图1

业务中不同类型的瓶颈示例

许多企业仍然依赖于电子表格等纸质和离线工具,这些工具一次只能由一个人使用。

2019冠状病毒疾病对大多数行业产生了巨大的影响,因为许多较老的系统并不是为在家工作而设计的。在其他情况下,基于云的软件蓬勃发展。

即使在正常情况下,每个行业都可能发生这种延迟。让我们探讨一些更多的业务瓶颈示例。

系统瓶颈: 制造业过时的机器和工作流程

将近40% 的工业产出在到达消费者手中之前就被浪费掉了。由于工厂布局不良或缺乏存储解决方案等原因,制造业在全球生产市场上的瓶颈造成了12万亿美元的损失。

在制造过程中满负荷工作的旧机器也可能无法像新机器一样快速工作。这些长期的低效率会影响整个装配线。

流程瓶颈: 应用程序开发不能满足业务需求

在软件开发中,过程瓶颈可能由于对项目管理目标的错误沟通或误解而发生。如果整个过程中没有协作和对话,利益相关者可能不会对最终产品感到满意。

人员瓶颈: 小企业主阻碍决策

如果你是一个企业主或者团队领导,你可能会成为一个瓶颈。太忙的领导可能很难对请求进行优先排序,这会影响到那些需要签字才能继续下一阶段工作的人(在使用瀑布方法的团队中经常发生这种情况)。如果所有项目任务都必须通过您来运行,那么现在可以委派任务了。

生产瓶颈: 食品和饮料生产商缺乏原材料

食品和饮料行业容易受到生产瓶颈的影响。原材料在食用期限到期前就会腐烂,而过剩的库存(由于供应链中的问题)可能无法及时使用。

在英国,肯德基在2018年遇到了一个巨大的瓶颈,当时该公司选择将其配送合同从 Bidest Logistics (现在的 Best Food Logistics)转到 DHL,后者当时正在处理运营问题,无法按时完成鸡肉配送。结果,肯德基不得不关闭一半的英国门店,因为他们的鸡肉卖完了。

瓶颈分析: 如何识别流程中的瓶颈

你可能听说过看板系统,在日语中是“招牌”的意思。这种类型的精益生产工程,以最大限度地提高生产力和减少生产系统内的浪费。

看板系统是项目的可视化概述,团队可以在其中看到需要做什么以及项目处于哪个阶段。该系统现在已经应用于许多不同的行业,因为它可以帮助团队将工作可视化,最大限度地提高效率并减少交货时间。

业务中的瓶颈是什么? 每次检测和修复它们的最终指南插图2

在瓶颈失控之前找到并修复它们并不困难。你可以把它分成三个步骤:

  • 检查你的数据和指标

  • 跟你的团队谈谈

  • 用可视化工作流映射流程

分析您的数据和指标,找到趋势和模式

仔细检查每个流程步骤,寻找任何趋势和模式,以揭示哪些是正常的,哪些可能是瓶颈。留意以下趋势:

  • 等待时间,比平时长吗?

  • 积压量。是否有比应有的更高的数字?

  • 工作负载是否超过了处理能力?

鱼骨图,如下面 Asana 的图,可以帮助您找到从哪里开始寻找。鱼头代表你要解决的问题,而肋骨代表不同的类别和问题的原因。

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缺乏数据可能导致决策不当。领导者必须随时了解公司发生的事情,这样他们才能知道首先要优先处理和解决什么问题。

和你的团队谈谈,看看数据遗漏了什么

一旦你有了数据,让你的团队添加到调查结果和任何其他被忽略的领域。例如,你的 IT 系统不会知道员工是否有很大的压力,但是你的团队成员会知道。

把不同的部门或单位放在一起,让他们之间的沟通更加容易。这本身就可以帮助防止瓶颈。类似于鱼骨图,您可以使用“五个为什么方法”来帮助团队成员揭示问题的根本原因。

以下是如何找到问题的根本原因,使用五个为什么:

  • 写下要探索的问题或解决方案

  • 问“为什么?”或者“怎么做?”然后把答案直接写在下面

  • 再问一次“为什么?”或者“怎么做?”

  • 重复五次

  • 确定你的根本原因

Here’s an example:

这里有一个例子:

没有达到销售目标

为什么?

没有彻底评估市场

为什么?

没有足够的资源

为什么?

没有预料到需要的资源

为什么?

没有为目标制定策略

根本原因

获取您的数据和团队输入,并用可视化工作流映射您的过程

与您的团队一起,使用您收集的数据(包括他们的输入)来绘制您的流程。测量每个阶段的周期时间,并创建流程图,以便查看问题出在哪里。

找出这些问题的答案,并提出创造性的解决方案:

  • 目前的工艺能生产出我们想要的产品吗?

  • 有什么问题吗?

  • 我们如何解决这些问题?

  • 我们需要什么工具?

看板系统工作得非常好,因为您可以跟踪您的产品或服务在每个阶段。简化您的运营管理也可以帮助您避免生产过程中的瓶颈和浪费。

您的业务需要一个分析工具或流程集成,以允许您使用数据来做出更好的决策。对于销售和营销团队来说,Pipedrive 的 Insights 功能可以让您清楚地了解您的业绩,并揭示获胜模式。这可以帮助您决定哪些阶段需要自动化或委托的帮助才能更顺利地运行。

处理和预防业务瓶颈的4个步骤

处理瓶颈是令人沮丧的,但是找到它们所在的位置会让你重新获得力量。现在你需要让事情重新运转起来。这四个步骤适用于所有行业:

  • 别慢吞吞的

  • 减少你投入的瓶颈

  • 在生产过程中增加人员和工具的数量

  • 增加措施以防止将来出现这种情况

快速行动以找出系统上的约束

在复杂的生产过程中,很难确定阻碍系统运行的最大阻碍因素。这个限制理论是由埃利亚胡 · 戈尔德拉特博士提出的,它是一种科学的方法,可以找到实现目标过程中的最大限制。

他认为,每个复杂的系统都包含相互关联的活动,其中一个活动会使整个系统减速或停止。从商业角度来看,一个新产品会不会给事情带来太多压力?是否因为员工生病而积压工作?只有在处理约束时,才能提高总流程吞吐量。

例如,当美元剃须俱乐部的广告病毒,他们的网站服务器崩溃了24小时的繁忙流量。重新启动并快速运行,将损失降到最低,为他们赢得了12000个新用户。该公司现在被视为如何解决问题并迅速反弹的案例研究。

减少对瓶颈的投入,降低压力

在您找出原因的同时,通过将团队成员从输入端转移到其他任务来减轻瓶颈的压力。此外,确保没有重复的工作或重叠发生。

在不影响生产线整体质量的情况下,看看哪些地方可以改进导致瓶颈的流程。加快过程自动化(如果可以的话)并确保产品以最佳形式到达。

临时分配更多的人员或资源以使事情进展顺利

当生产放缓或完全停止时,让事情重新运转应该是你的首要任务,所以添加更多的工具,部署你最好的团队成员,或者在预算允许的情况下雇佣临时员工来完成任务。

您所做的添加将取决于瓶颈的类型。这可能是实物,如材料短缺,你可以寻找其他供应商。否则,这可能是一个公司的政策,你可以改变。无论如何,确保安全是优先考虑的,并密切关注在其他领域形成的瓶颈。

添加防止将来出现瓶颈的措施

预防是处理任何业务瓶颈的最佳方法。您创建和跟踪的可视化工作流应该允许您在它们导致延迟之前看到它们的形成。例如,Pipedrive 有一个可定制的销售管道,它勾勒出一个简单的销售流程。随着交易进行到这些阶段,你可以准确地看到你的线索在销售过程中的位置。

如果你正在处理人员瓶颈,你可能需要扩大你的全职团队,培养一种开放沟通的文化,这样不同的部门就可以彼此交流。如果客户或顾客的反应太慢,安排会议,找出最好的方式来接触他们,当你需要反馈。

正如您可以为前端销售团队提供 CRM (客户关系管理工具)一样,您也可以使用 ERP (企业资源规划)平台,该平台侧重于在内部降低生产成本。

最后的想法

瓶颈可能会扰乱业务的许多不同渠道,因此找出哪些流程阻碍了生产力和利润是至关重要的。确保你完全了解公司的所有组成部分,并努力不断改进。

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