20年前,位于日本东京银座的SONY大楼,是3C迷热衷造访的科技圣地。各类消费型相机、单眼相机、摄录DV、游戏机、随身听、影音娱乐设备、机器狗等先进科技陈列其中,也为SONY带来可观的利润。

但曾几何时,大楼消失,科技迷不再光顾,SONY集团的营收暴跌。游戏机龙头地位被任天堂撼动;随身听市场被苹果iPod痛击;连电视机的市占率都被夏普的液晶技术迎头赶上。英国《金融时报》(Financial Times)编辑主任暨专栏作家吉莲邰蒂(Gillian Tett)认为,是「谷仓效应」让SONY风光不再。

专业分工带来高效率,过度分工却造成组织僵化

吉莲邰蒂从911恐怖攻击、2008金融海啸事件中看到了「谷仓效应」吞噬着政府、银行企业的效能,导致政府失能、经济失控、企业崩坏。

而根据吉莲邰蒂的「谷仓效应」理论,「谷仓效应」系指企业、政府内部因为过度分工,让不同单位、事业体就像一个个高耸竖立的谷仓,各自为政、自扫门前雪,只专注在自身的绩效利益,而非整体的利益。

从人类历史源头发现,「分工」,是人类群体部落化后,渐渐发展出的合作模式。工业革命到来后,生产制造商因应庞大的工作量,研拟出「专业分工」制度。它带出高效率的工作模式,并让员工既竞争又合作,使目标导向的企业更专注于达成绩效。从工业革命到1990年代初期,专业分工曾经为企业组织带来巨大的成功,为世界带来贸易的繁荣。

但是,过度分工、自负盈亏,使得企业或政府组织内的各部门形成一座又一座的谷仓,当需要跨部门合作时,谷仓内部僵化且毫无弹性的团队文化,造成资源无法共享又整合不易。当谷仓让人们过于看重过去的成功,无法合作时,一旦遭遇危机,或更具整合性的竞争者出现,谷仓型企业组织就会面临挑战而倾倒。

比分工更重要的事…从成功案例看谷仓解决方案

为了避免谷仓效应,有远见的企业提出了各种预防措施。

例如脸书。脸书为了打破谷仓的藩篱,将位于加州的总部打造成开放性办公空间,不使用高耸隔间阻碍员工合作。

再来,新进员工在脸书报到的第一天,就会进行为期六周的新生训练,新人们必须轮流在各个部门小组工作轮调,举办黑客松活动,让员工更愿意打破界线,开发更多极具创意的技术。

另一个例子是纽约市政府。为了找出预测有火灾高风险的建筑物,他们征召资料分析高手负责横向沟通,在市政府的组织架构中,与火灾或违建有关的部门就包括警局、消防局、房屋署、建筑部等部门,这些资料分析高手向基层检查员请益,并且亲临消防检查现场访视,找出问题根源。

接着,利用汇整资讯所得的线索以及资料库,捞出每栋建筑物房贷欠缴状况、建造年度、社区贫富差距等多方指标,比对出容易失火的高风险老旧房屋,再透过建筑部检查员比对资料,逐一进行安全检查。果然,比起过去每年13%不合格率,藉由纽约市政府的新方法,不合格率攀升到70%。

谷仓效应的解决之道,从制度与个人面下手

至于身处在职场上的我们,应该如何避免谷仓效应?综合管理学家、人类学家的意见,可以从制度面与个人面两大面向、总共七大招数着手。

关于制度面向

1.建立部门资讯分享平台,建立倾听并安心说真话的文化

知名管理学家亨利•明茨伯格(Henry Mintzberg)曾分享,某航空公司供应的飞机餐炒蛋非常难吃。他和空服员反应,但空服员的回应却是:「我知道啊,我们一直跟上头反应,但他们就是不听。」

明茨伯格认为,在公司高层眼中不起眼的炒蛋,最后会是搞垮一间航空公司的原因之一。财报不会告诉你载客率下滑原因,唯有透过资讯共享,建立安心说真话的文化,让下情得以上达,才能找出核心问题。

2.透过组织重整、部门主管轮调,打破内卷化效应

传统职场看重上下级关系,基层员工为了迎合主管习性,却造成某种做事的偏向,行为也趋近高同质性,无法带来多元,,要打破此一现象,企业可以透过组织重整、部门主管轮调来打破公司各部门的谷仓化与内卷化(Involution,指的是在某一领域中过度竞争导致的内耗与发展停滞)。

以脸书来说,自创立以来经历超过20次的组织重整,扁平化的组织型态,有利于跨部门沟通合作。脸书不败的秘诀,正是企业保持弹性与创新的参考。

3.重定KPI目标,鼓励跨部门合作并共享利益

跨部门沟通最常遭遇的阻碍,就是单位间的不合作。探究起因,多在于增加工作量,以及不想为他人作嫁、利益无法共享。

因此,企业要设定跨部门共享的KPI绩效目标,让彼此愿意更紧密的协调,共享达标后的好处。

关于个人面向

除了更具弹性的企业制度、文化,个人也需学习如何打破自我的本位主义。

1.结交跨部门同事多方资讯交流

掌握组织动态不是坏事。有些公司为了打破藩篱,会拿掉隔板做成开放式空间,如果,你的公司并没有这样做,你也可以拿掉心里的隔板,透过新人训练、公司社团、读书会、跨部门合作会议去结交认识不同部门的同事,了解其他部门在做什么产品、发生什么有趣的事情。

保持开放的心态,一旦需要跨部门合作,在建立关系、适应文化以及确认目标上会有更多资产。

2.保持个人竞争力,学习其他领域技能,跳脱舒适圈

很多时候,工作者只专注于原始职位的职位说明,但是世界变化迅速,铁饭碗也有生锈的时候。如同计程车产业面临来自Uber的竞争;许多靠着实体活动维生的公司,因为新冠肺炎疫情影响,得把专案转移到线上执行。在这个不确定的年代,唯有保持个人竞争力,不断学习扩张能力,才能打破自我的谷仓!

3.用局外人角度思考,保持弹性,不被文化习性蒙蔽

倘若你所属的公司企业文化不具有开放性,那就让自己保持开放性。

行为经济学之父、丹尼尔康纳曼(Daniel Kahneman)曾说,我们有时「盲目于自己的盲目」。吉莲邰蒂也认为,谷仓蒙蔽了人们该有的危机意识。

要跳脱框架,需要用局外人角度来思考、拟定策略、想问题。多听不同的声音,保持对市场的敏锐度的警觉性,才能带来创新的思维与工作方法。

4.洞悉企业内部谷仓问题,避免犯下同样的错误

如果你曾经经历过谷仓经验,这绝不是坏事。它能让你更敏锐于谷仓的存在与错误,在决策时避开这些陷阱,不再重蹈覆辙。

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