在我许多企业忽略了「经验传承」这块，往往关键技能都压在一定的人身上，造成人一走业绩直接缺一大块，顿时还找不到相应经验、能力的人来替补位置。
因此今天我想透过让大家了解「没有做好内部经验传承会发生的情境」，并提供解决方法。希望能帮助你减缓公司人员替换时的阵痛期，更顺利地完成工作交接，让任务可以快速接轨，继续运行。
没做好经验传承会有的困境，你中了几个？
困境一：人员一异动，公司经验从零开始
企业会在人员异动后，出现公司经验归零的现象，特别在中小型企业最常发生，因为人是重要的资产，公司的关键技能都放在人身上，这样的知识没有流存在公司。
我们帮客户训练出来的营销，超级扛霸子的广告投手，结果训练完、把人带起来之后，过两年老板就跑来问我：「狼大有没有认识什么人可以当主管？」我心想：「啊那个谁谁谁不是在吗？」没想到是走了。
这样的问题在电商，就特别痛苦，因为广告一定需要找个人负责，但老板又很久没有摸，真的是很痛苦的过程，业绩掉下来，老板又要扛，找不到人只能自己扛，经验归零很严重的后果就是「人一走业绩就掉」
困境二：公司新 PM 反覆跟旧 PM 请教专案内容
什么情况下会还需要问到前一手呢？可能是前一手交接的时候刻意偷藏一手，不让你学。
但大多数时候的问题都出在「前一手没有把所有解决问题的方式，都好好做纪录」如果有做好纪录，就不用问了啊。
如果有到需要问到上一手，就代表资料没被好好传承，事情也没有被交代清楚。也有可能前一个 PM 说「有啊～我都有讲啊，你自己都没有注意啊！」这也是一种情况，就是没有建立好共识、沟通时没有传达到让对方清楚理解。
困境三：同样的错不断重蹈覆辙
真的是「书到用时方恨少啊」，如果团队伙伴遇到一个现象，或是在哪个部分卡关了，平时没有有意识地做纪录，就没有过去那些知识点，去辅助解决问题。
这不代表公司以前没有遇过这个问题，以前的人是如何解决问题，可能最后解决问题的人做了一些事，但这些东西没有被记录下来；即便有记录下来，却只有解决问题的人知道如何调动知识，也没有其他人想着如何调动这些知识。
一直到下一次同样的状况，上一个人走了但新的人不知道如何解决这个状况，问题又再度发生，这真是公司最不乐见的情况了。
解决方法：想做好经验传承就开始建立公司的知识库 ( KB ) 吧！
KB 是什么？
公司有意识地做资料累积、整理，我们将所有人可以共享的知识称作公司知识库（Knowledge Base，简称KB ）。举凡各种活动的提案企画书、周报表、结案报告等等，都可以透过系统化的方式汇整，留下纪录。
这也跟我一直在推崇的「集体学习」概念符合，每位伙伴在每一次任务的过程中，都会获取一些经验，无论好的坏的，都是非常珍贵的。
若能好好将这些过程保留，并建立经验共享模式，让团队能够彼此学习，汲取对方的经验，更能帮助彼此更好的成长。 「公司的业绩是每个人贡献的加总」而自己的成长会反映在对公司的贡献，每个人都成长一点点，公司就能再往前一大步。
千万要注意！建立 KB 可能会遇到的问题
问题一：到底在写什么…？公司伙伴们看不懂 KB
⭐ 关键在于「纪录者没意识到 KB 的本质是共享，不是自己看而已。」
每个人的小本本、Notion、云端文件都只记录自己看得懂的东西，一些简写、奇特编码、特殊符号、不明的强调啊之类的，拿到文件的人根本看得雾煞煞。
这就不叫 KB，会出现这样的结果，问题在于纪录者只从自己角度出发，没有思考到资料是要给整个团队看。
或是考虑到未来某一天有新的团队成员加入，或完全零经验的小白要接手任务，是否能看了文件就能顺利上手。
所以纪录只记录自己看得懂的东西，交接起来就很痛苦。
你走了只是把你该讲的话讲完，时间到就拍拍屁股走人，但痛苦的是后面接手的人，全部都要再来一次；公司也很痛苦，因为同样的问题怎么换新PM问题又发生，经验没有办法被传承。
问题二：写完没人看，不知道怎么用..
⭐ 关键在于「公司有没有建立起 RACAE 的优化模式？」
建立起来的这些 KB 都是过去经验的总结，非常珍贵。至于什么时候需要检视这些资料，牵扯到公司有没有定期做检视的习惯。
很多公司都只会开会做检讨，和开会讨论做新的活动，从来都只是想新的东西，没有想过要怎么从旧有的东西去优化、做得更好。
新的 PM 都会有自己的想法，当然他确实可以照自己的想法做规划，但重点是他有没有意识到要跟之前做对照、汲取过去的经验。
若主事者如果没有去建立这样的流程，个人要养成这样的习惯就有限。
造成自己做了很多资料，自己有在看、进步，但这些资料无法好好被交付到下一个人手上，其他人无法调动我的资料和经验。
问题三：KB 上找不到我要的答案…之前同样问题发生时到底怎么解决的？
⭐ 关键在于「纪录者的出发角度为何？是否能不带批判地留下纪录？」
每个人都会觉得事情理所当然，但没有什么事是理所当然的，这就是一个在思考上大家可能会有的盲点，这也就是为什么要建立 KB 的原因。
你觉得不重要，但别人不一定具备这样的想法、能力，或他对于事情的了解程度不一定像你那么全面啊，因此把人的能力，转换成公司的流程就很重要了。
因为你觉得不重要所以在会议、执行专案过程并没有把它纪录下来；然而，没有被记录下来的东西就没有办法被传承。
就是一个「你认为理所当然，但我认为是很重要、基础的东西」这样在换手的时候就会出现断层！
建议在纪录时不带个人主观意识的批判，详实地留下纪录，因为你永远不知道下一个接手的人会不会需要这个资讯。
问题四 ：有这份资料我怎么不知道？公司伙伴永远不知道资料放在哪里…
⭐ 关键在于「公司是否有建立一套资料储存的规范？」
纪录是纪录了，可是只有自己看就没用，要去思考到资料之间的流动和取用的问题。许多人在留下纪录后，这些资料只放在自己知道的地方，资料夹还用凌乱的命名方式、逻辑。
需要取用资料的人，永远都不知道究竟这个资料应该在哪个资料夹才能找到，这其实是很多公司很常见的问题。
这就是纪录者没有以公司的角度，去思考 KB 是用来与团队伙伴共享的资料。这边会建议公司可以建立一套资料储存的规范，让所有伙伴都依循这个架构，来汇整及取用资料，这样会更清楚明确。
结语：公司企业该如何做好经验传承？
如果你想要让公司做好经验传承，或在员工培训的时候陷入某个瓶颈之中，你更应该要开始着手建立自己公司的 KB 系统。
内部培训、经验传承是每个企业必不可少的一环。而对我们来说，我们认为：「陪跑是在协助企业提升业绩的过程中，帮企业建立经验传承的模式」
因此在陪跑的过程中我们也提倡「建立集体学习模式」，以及「有意识地记录中间过程」这是很多人都会做的，但「定期检视过往资料」可能就是大家会忽略的了。
我们可以从过去的每份纪录，萃取出其中的教训、学习，有留下纪录若不去回头检视，可能会造成同样的坑一踩再踩，以及公司资源的浪费。所以除了记录之外，最后也想提醒大家「检视」也是十分重要的哦！
