跨国电商Shopify的创办人吕特克一直视开会为浪费时间的大敌,今年进一步开发出「开会成本计算机」,尽力消灭不必要的会议。

开一场会成本究竟有多高? Shopify开发了一款计算器:少开3次,立省15%插图


图片来源:Shopify

关于无效会议的3件事:

  1. 答应参与会议的同时,你正在对其他更有意义的事说「不」。

  2. Shopify的推估显示,每周每人少开3个会,就能节省15%的营运成本。

  3. 一场会议的成本有多高,会议的结论至少该有同等的效果。

向来重视时间管理的跨国企业Shopify,2023年7月又有防止浪费时间的新招。借着Google Chrome浏览器的扩充功能开发新程式,在Shopify内部使用的Google日历中计算每一场会的成本有多高,借以提醒召集人,不要开「成本高又无实际作用」的会。

老板替你取消会议,专注更有意义的事

这已经不是Shopify第一次使出大招避免无用会议了。创办人托比亚斯・吕特克(Tobias Lütke)2022年初受访时就曾指出,他经常会启动上帝模式(God Mode),进到公司内部的行事历里,看到一开再开却又达不成结论的会议时,就会大笔一挥把这个会议取消。


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到了2023年,上帝模式更成为常态。在1月启动的Chaos Monkey 2023行动里,「混沌猴」会自动取消2人以上的会议,每周三都不能登记开会,50人以上的大型会议只限每周四可以召开,但是能登记开会的时段只有6个小时。

还有另一个惊喜,公司大幅降低共用的Slack频道参与员工数,删除所有人的对话纪录,之后新设的每个频道只限150人参加。

吕特克的说法是,加东西很容易,但丢东西很困难,所以老板最大的功能就是「消去法」。

大家都应该体会到,当你答应开会时,你其实就是对其他更有意义的事说「不」。

Chaos Monkey 2023行动展开后半年,营运长卡兹・纳杰提恩(Kaz Nejatian)表示,Shopify员工花在开会的时间比去年同期减少了14%

一场会议的成本有多高?直接算给你

今年7月,Shopify再出新招,导入「开会成本计算器」(Meeting Cost Calculator)。运作方式很简单,每当有人进到公司的Google日历要登记会议时,计算器就会依据参加者职位的平均薪资、与会人数与开会时间,计算出这场会议的「成本」。

CNN》指出,3人参加的30分钟会议,成本高达700美元至1,600美元之间。而Shopify的推估显示,每周每人少开3个会,就能节省15%的营运成本。对于2022年度营收56亿美元、全球员工达1万1,000人的Shopify来说,15%可是不小的数目。  

为了强调「时间就是金钱」的概念,纳杰提恩还在内部备忘录中强调,「每个人发现自己被邀参加无意义的会议时,都有权拒绝参加」,因为Shopify是由实践家所组成的团队,每分每秒都很重要。

纳杰提恩强调,「成本」并不是重点,关键是开这个会有没有帮助。

计算器的存在就是要提醒召集人,这场会的成本有多高,会议的结论就该有至少同等的效果。

因此,Shopify不会禁止高成本的会议,但计算器会提醒每个人预先想好,如何充分利用大家一起开会讨论的每分每秒,由此培养每个人对时间的敏感度。

积极消灭会议的Shopify,正在提醒每位工作者时间管理的价值。

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