多工的世代，当你每天早上打开工作行事历时，是否总是感到一阵晕头转向？不妨练习开15分钟的会议、以提问法聚焦，让你省下会议时间，做更多事
图片来源：卓杜信
读完这篇文章，你可以学到：
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藉由设计15分钟会议，能提升专案效率，也会促进同仁积极共创。
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当所有人都抢着和你开会，不只要管理自己的时间，还要学习管理同仁的时间。
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事情总是做不完，不尽然是效率问题，透过「想像1,000元」来对焦目标。
明明有清楚的时间点与KPI，却还是会延迟、超支、或临时人力不足？你需要专案管理实战》》
「忙碌」，似乎成了现代人的日常议题。从电视台记者、到成为执掌全球6国市场的JINS控股集团执行董事，邱明琪一路下苦功，练就了属于自己的时间管理学。
作为日本潮牌眼镜JINS的第一位台籍女性执行董事，也是JINS台湾总经理。邱明琪过去是电视台记者，37岁跨入眼镜零售业，在短短5年内获得3度升迁，成为日本上市公司中相当罕见的女性高管，亮眼的工作效能，不在话下。
一窥邱明琪的行事历，乍看下和多数高阶经理人无异，同样被五颜六色的会议行程填满；但若仔细观察，会发现当中有不少会议是以「15分钟」为单位。
为何有此设计？邱明琪笑言：「最初就是因为太忙了，只能拆成15分钟。」不过，随着会议时间大幅压缩，她发现团队更容易把心力放在最关键的目标上，也加速了专案推进的节奏。
怎么在15分钟内完成一场会议？
「同事刚开始的反应自然是—怎么可能！」但邱明琪回应，方法无他，就是严格地练习。
在一场15分钟的会议中，邱明琪的设计如下：先用1~2分钟破题，说清楚会议目的，确定今日重点在讨论、裁决、还是给意见；接着进行5分钟的简报；最后留下5分钟执行上述目标。
要落实这样的高效会议，有2大关键。首先，指定一位会议主持，事先设计明确的议程，并把详细资料预先寄给所有与会者，在会议中进行的简报则以3页为限，只留浓缩后的精华。
第二，主管的决策必须明快，而非摇摆不定。邱明琪建议主管们，在聆听简报时，适时以「提问法」帮助所有人对焦，例如「多少钱」、「什么目的」、「什么时间点」⋯⋯。一方面防止报告者偏题，二来也让自己的思绪更清晰、不被简报牵着走，进而能在短时间内做出有品质的决策。
「他们现在有时候甚至可以提早结束会议。」邱明琪补充，15分钟对人在心理上的负担较小，因此同仁也更愿意积极参与，最终促进了更多共创的可能。
当所有人都来抢你的时间，怎么办？
另一个管理者常见的困扰是，当各部门同仁都抢着预约自己的时间，总有开不完的会议。邱明琪认为解方在于—不只要管理自己的时间，也要学习管理同仁的时间。
首先，可以协助同仁区分优先顺序。JINS的做法，是透过云端表单管理，以不同颜色区分专案的重要度与紧急度，时间一久，就会建造出组织排定顺序的文化，所有团队便会越来越清楚，哪些业务应该优先请示。
然而，这并不代表优先次序较后面，就可以轻率以对。她建议主管们仔细倾听同仁需要，接着回应：「好，我了解了，这必须在什么时间点前做决定或回覆你？我们在那之前另外约一个时间。」切忌马上以「这不急」推托，打击团队士气。
此外，主管若想确实管理同仁的时间，也要学习观察每个人的工作风格与品质。举例来说，她会针对不同人做出差异化的回报时间，甚至为资浅或经常出包的同仁指派一位同事作为”Helper”，代替自己即时协助对方。
事情还是做不完，不一定是效率低落的问题
身为一手管理全球6国市场的高阶经理人，谈到应对大量工作的秘诀，邱明琪的回应：
不是「塞得更满」，反而是「留时间给自己沉淀」。
「我会在每天工作结束前，留15分钟给自己，回顾今天完成了哪些事、明天要展开哪些工作，先『开一个头』。」她说，假设明天的规划是完成一份专案报告，在今天下班前，至少就可以把PowerPoint打开，打上标题、拉入图表。
这几个看似简单、无需动脑的动作，其实都在帮助她建立「我已经开始了」的心态，隔天更无缝接轨工作，也在不知不觉中，为自己省下许多时间。
邱明琪观察到，现在的工作者越来越「多工」，许多人事情总是做不完、感到心烦意乱，并不全然是时间管理的问题，而是没有对焦工作目标。
「当你眼前有1,000块可以领取，你会觉得走过去拿很麻烦吗？应该不会。若是以此做判断，想想你眼前的工作，有哪些没办法连结到那个1,000块，那可能是可以删除的工作。」她比喻。
当你发现，再怎么压缩会议时间、提升效率，都无法消化手上的业务量，「如何放下」，可能才是最关键课题。邱明琪建议工作者，透过和上司面谈，讨论哪些对公司、对自己而言最重要的目标，进而分配施力的比重。
也就是说，不管精通多少时间管理术，其实也只是掌握工具，若是能找出你的「1,000元」，行事历将不再只是塞满行程的记事本，而是协助你奔向目标的蓝图。
