多工的世代,当你每天早上打开工作行事历时,是否总是感到一阵晕头转向?不妨练习开15分钟的会议、以提问法聚焦,让你省下会议时间,做更多事

开会总是没效率?一窥高阶经理人的15分钟时间管理术插图


图片来源:卓杜信

读完这篇文章,你可以学到:

  1. 藉由设计15分钟会议,能提升专案效率,也会促进同仁积极共创。

  2. 当所有人都抢着和你开会,不只要管理自己的时间,还要学习管理同仁的时间。

  3. 事情总是做不完,不尽然是效率问题,透过「想像1,000元」来对焦目标。

明明有清楚的时间点与KPI,却还是会延迟、超支、或临时人力不足?你需要专案管理实战》》

「忙碌」,似乎成了现代人的日常议题。从电视台记者、到成为执掌全球6国市场的JINS控股集团执行董事,邱明琪一路下苦功,练就了属于自己的时间管理学。


作为日本潮牌眼镜JINS的第一位台籍女性执行董事,也是JINS台湾总经理。邱明琪过去是电视台记者,37岁跨入眼镜零售业,在短短5年内获得3度升迁,成为日本上市公司中相当罕见的女性高管,亮眼的工作效能,不在话下。

一窥邱明琪的行事历,乍看下和多数高阶经理人无异,同样被五颜六色的会议行程填满;但若仔细观察,会发现当中有不少会议是以「15分钟」为单位。

为何有此设计?邱明琪笑言:「最初就是因为太忙了,只能拆成15分钟。」不过,随着会议时间大幅压缩,她发现团队更容易把心力放在最关键的目标上,也加速了专案推进的节奏。

怎么在15分钟内完成一场会议?

「同事刚开始的反应自然是—怎么可能!」但邱明琪回应,方法无他,就是严格地练习。

在一场15分钟的会议中,邱明琪的设计如下:先用1~2分钟破题,说清楚会议目的,确定今日重点在讨论、裁决、还是给意见;接着进行5分钟的简报;最后留下5分钟执行上述目标。

要落实这样的高效会议,有2大关键。首先,指定一位会议主持,事先设计明确的议程,并把详细资料预先寄给所有与会者,在会议中进行的简报则以3页为限,只留浓缩后的精华。

第二,主管的决策必须明快,而非摇摆不定。邱明琪建议主管们,在聆听简报时,适时以「提问法」帮助所有人对焦,例如「多少钱」、「什么目的」、「什么时间点」⋯⋯。一方面防止报告者偏题,二来也让自己的思绪更清晰、不被简报牵着走,进而能在短时间内做出有品质的决策。

「他们现在有时候甚至可以提早结束会议。」邱明琪补充,15分钟对人在心理上的负担较小,因此同仁也更愿意积极参与,最终促进了更多共创的可能。

当所有人都来抢你的时间,怎么办?

另一个管理者常见的困扰是,当各部门同仁都抢着预约自己的时间,总有开不完的会议。邱明琪认为解方在于—不只要管理自己的时间,也要学习管理同仁的时间。

首先,可以协助同仁区分优先顺序。JINS的做法,是透过云端表单管理,以不同颜色区分专案的重要度与紧急度,时间一久,就会建造出组织排定顺序的文化,所有团队便会越来越清楚,哪些业务应该优先请示。

然而,这并不代表优先次序较后面,就可以轻率以对。她建议主管们仔细倾听同仁需要,接着回应:「好,我了解了,这必须在什么时间点前做决定或回覆你?我们在那之前另外约一个时间。」切忌马上以「这不急」推托,打击团队士气。

此外,主管若想确实管理同仁的时间,也要学习观察每个人的工作风格与品质。举例来说,她会针对不同人做出差异化的回报时间,甚至为资浅或经常出包的同仁指派一位同事作为”Helper”,代替自己即时协助对方。

事情还是做不完,不一定是效率低落的问题

身为一手管理全球6国市场的高阶经理人,谈到应对大量工作的秘诀,邱明琪的回应:

不是「塞得更满」,反而是「留时间给自己沉淀」。

「我会在每天工作结束前,留15分钟给自己,回顾今天完成了哪些事、明天要展开哪些工作,先『开一个头』。」她说,假设明天的规划是完成一份专案报告,在今天下班前,至少就可以把PowerPoint打开,打上标题、拉入图表。

这几个看似简单、无需动脑的动作,其实都在帮助她建立「我已经开始了」的心态,隔天更无缝接轨工作,也在不知不觉中,为自己省下许多时间。

邱明琪观察到,现在的工作者越来越「多工」,许多人事情总是做不完、感到心烦意乱,并不全然是时间管理的问题,而是没有对焦工作目标。

「当你眼前有1,000块可以领取,你会觉得走过去拿很麻烦吗?应该不会。若是以此做判断,想想你眼前的工作,有哪些没办法连结到那个1,000块,那可能是可以删除的工作。」她比喻。

当你发现,再怎么压缩会议时间、提升效率,都无法消化手上的业务量,「如何放下」,可能才是最关键课题。邱明琪建议工作者,透过和上司面谈,讨论哪些对公司、对自己而言最重要的目标,进而分配施力的比重。

也就是说,不管精通多少时间管理术,其实也只是掌握工具,若是能找出你的「1,000元」,行事历将不再只是塞满行程的记事本,而是协助你奔向目标的蓝图。

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