项目管理技巧、工具和技术在所有业务领域都很有用。你甚至可以使用它们来解决问题和实现目标,而不必实现它们。

通过充分理解项目管理过程中的内容,您可以利用最有价值的特质来优化您的领导能力并提高团队绩效。

在本文中,我们将定义项目管理。您将了解项目管理所涉及的内容,哪些核心技能与业务功能相关,以及如何最好地应用它们以获得最佳的生产力效益。

什么是项目管理? 它如何提高生产力?

项目管理是领导一个团队在给定的时间、项目范围和预算限制内实现一系列目标的过程。

根据这个项目管理定义,所有的计划都有一个开始和一个结束。它们是通过新的或精炼的产品、服务或结果来创造价值的临时努力。

企业现在有很多需要关注的外部传统职责,比如新的计划、目标、承诺和合规规定。技术、全球化和企业社会责任的影响越来越大,这意味着日常工作越来越多地围绕监测日益增多的任务清单的项目进行。

因此,所有学科的管理者都在使用和发展项目管理技能。

例如,当一个销售领导者发现他的团队需要多样化时,他们必须:

  1. 评估当前问题并研究可能的解决方案

  2. 计划一个有效的战略并安排必要的行动

  3. 实现所需的更改

  4. 监控进度和员工表现

  5. 衡量结果

这种一步一步的过程是典型的项目管理。

在 Wellingtone 对项目和项目管理专业人士的调查中,只有47% 的人说他们组织的项目大部分或总是由专业的项目经理运行。这意味着一半以上的项目是由没有接受过正式项目管理培训的人员处理的。

企业培训师 Dana Brownlee 在福布斯的一篇关于项目管理技能的深远益处的文章中探讨了这一趋势:

这些年来,我收到的要求为非项目经理提供项目管理培训的请求比项目经理还要多。这似乎有悖常理,但并非真的如此。组织意识到这些项目管理技能和能力的好处,他们需要每个人都拥有这些技能,而不仅仅是他们的官方项目经理。虽然大多数专业人士可能没有正式头衔,但实际上每个人都会时不时地管理项目。

项目管理过程是什么样子的?

大多数项目管理过程遵循相同的五个阶段,不管项目或目标的类型如何。这些有时被称为过程组。

通过承认和解决每个过程组的成功和挑战,项目领导可以将他们所学到的应用到后续阶段,以增加产生积极结果的可能性。

以下是项目管理的五个关键阶段:

1. 开始

项目负责人定义了主要的项目目标,起草了一份涉众名单,并构建了他们的业务案例以获得执行批准。

您在此阶段可能创建的其他文档包括:

  • 包含约束、目标和预算细节的项目章程。这可以作为新项目的大致路线图,使项目经理、团队成员和涉众保持一致。

  • 展示如何在时间和成本限制内完成项目的可行性研究。在创建这个过程中,项目经理应该确定项目是否可行。如果不是,他们可以尽早停止,以避免浪费资源。

  • 项目团队章程详细说明了所有团队成员的责任。这为整个项目创建了问责制,确保任务不被遗漏。

  • 为项目团队的第一次聚会列出关键讨论主题的开始会议议程。

在启动会议期间,利益相关者最终确定项目目标、范围和时间表细节,以结束启动阶段。这也是这些利益相关者在计划开始之前提出关注或想法的一个机会。

2. 策划

项目经理创建一个项目计划来解释团队将如何管理执行。

最重要的规划组成部分是:

  • 定义所有任务和里程碑的时间表的项目进度表。这个更详细的路线图设置了涉众的期望,并帮助项目领导有效地分配资源。

  • 项目预算预测所有需要的工具、人才和行动的总成本。这有助于项目经理在整个项目中平衡他们的支出,以确保项目满足利益相关者的成本预期,并保持业务的负担能力。

  • 风险管理计划,列出所有潜在风险,并描述每种风险的缓解策略。通过现在识别和评估风险,项目经理可以最大限度地减少执行过程中意想不到的挑战造成的干扰。

  • 资源管理计划,描述项目经理将如何获取、分配和管理整个项目的资源。满足这些需求现在可以节省执行期间的时间,并突出潜在的资源挑战。

当涉众感到满意并且团队成员理解了他们的责任时,执行就可以开始了。

3. 执行

团队在项目进度表中完成分配的任务。

项目经理的参与仍然至关重要。当挑战和低效率出现时,他们有责任解决它们,他们需要这些领域的技能:

  • 任务管理

  • 时间管理

  • 成本管理

  • 关系管理

  • 采购

  • 资源管理

  • 合作

项目管理专业人员通过调整项目进度来适应不断变化的环境是很正常的。

例如,如果一个团队成员生病了,项目经理可能会重新分配受影响的任务并延长最后期限。这可以防止瓶颈,并确保涉众的期望保持准确。

4. 监测和控制

第四个流程组与执行同时运行。

项目经理监控进度,确保工作在时间、预算和范围限制内进行。

实际项目成本、剩余预算、里程碑状态和使用时间等数据有助于定期项目管理报告:

  • 通知领导决策战略和资源分配,以优化生产力

  • 更新利益相关者以保持现实的期望

管理人员可以使用项目管理软件以可访问的格式查看性能数据。这个来自 Asana 的可定制仪表板使用图形和图表显示任务数据:

团队领导的项目管理指南(包括最佳实践技巧和提高生产力的技能)插图

清晰的仪表板允许所有涉众,不管他们对数据的理解程度如何,都可以实时查看项目的执行情况。

例如,在上面的 Asana 示例中,我们看到有四个逾期任务。如果这个数字急剧上升,利益相关者可以直接与项目经理沟通,进行调查或提供支持。

5. 完成和反思

在完成最后一个任务(通常是最后的项目交付)后,经理寻求利益相关者的批准来完成项目。

通过记录项目的成功,考虑挑战并在团队会议中反思整个过程,项目领导可以在未来的项目中复制成功并避免重复错误。

Waterfall瀑布 VS 敏捷: 哪种是最好的项目管理方法?

项目管理的五个阶段有很多种方法,这些方法称为项目管理方法或框架。

每个框架都有优缺点,因此没有明确的“最佳”,但是了解最流行的方法是如何工作的可以帮助您决定什么才是适合您的目标的。

最广泛相关的两种方法是瀑布法和敏捷项目管理。

瀑布项目管理

瀑布方法是最传统的项目管理方法。它包括以线性、连续的方式完成任务和阶段。一旦你完成了一项任务并继续前进,你就不能返回来做出改变。

考虑到进展只朝一个方向发展(就像一个真正的瀑布) ,这种方法更适合那些期望结果明确且不太可能改变的项目。

这个 Atlassian 图显示了软件开发中的一个经典瀑布项目。

团队领导的项目管理指南(包括最佳实践技巧和提高生产力的技能)插图1

它显示了每个阶段如何有一个时间窗口,在这个时间窗口中团队可以完成某些工作。他们可能会重叠,但当一个窗口关闭,整个团队向前推进到发射日。这些必须在另一个任务启动之前完成的任务通常称为“依赖项”。

敏捷项目管理

由于对瀑布的刚性越来越失望,灵活的方法允许在不同阶段之间运动。

通过更频繁地进行测试和报告,并在较短的阶段(称为 sprint)中工作,使用敏捷方法的团队可以重新审视过去的工作,以便对他们在过程中随后发现的信息或需求进行说明。

这幅 Atlassian 插图展示了敏捷框架中相同的软件开发项目。与最终只有一个主要交付成果不同,有多个较小的成果,每个成果都内置在短期冲刺中。

团队领导的项目管理指南(包括最佳实践技巧和提高生产力的技能)插图2

敏捷的灵活性使得它对于那些最终可交付成果没有明确定义的项目非常有用,而它的短期冲刺和定期报告允许利益相关者更多地参与进来。

其他项目管理方法以及了解它们的地方

瀑布和敏捷方法论(尤其是后者)激发了许多衍生品的灵感,最常见的有:

  • 看板: 一种更直观的方法,经常用于简化软件开发项目。

  • 甘特图:另一种可视化的迭代方法,可以跨时间线跟踪项目的任务。

  • Scrum: 一种强调小型团队(由 Scrum 管理者领导)和 sprint 的敏捷项目管理形式。

  • 自适应项目框架(APF) : 一个较松散的框架,旨在适应不断变化的计划和目标。

  • 关键路径:一种算法方法,包括定义团队必须完成的最长的活动序列,以实现一个成功的项目。

PMI 的项目管理知识体系指南(PMBOK 指南)是近乎无穷无尽的项目管理方法列表中最权威和详细的资源。

项目管理最佳实践: 提高生产力的5个技巧

运行良好的项目通过提供改变的结构和可衡量性来帮助企业成长,但是如果做错了,你就有可能带来弊大于利的风险。

项目管理协会(Project Management Institute)的数据显示,由于项目表现不佳,11.4% 的业务投资被浪费。

这里有五个技巧可以帮助您最大化项目的投资回报率(ROI)。

1. 给予启蒙和计划他们应得的尊重

虽然通过假设“真正的”工作发生在执行上是很有诱惑力的,但是你在开始和计划期间打下的基础可以决定你整个项目的成败。

花点时间确保你的目标是可行的和有价值的,这样你就可以在投入更多资源之前停下来或者转换方向。

及早仔细确定你的目标、目的和策略也会对你有所帮助:

  • 在时间和预算开支方面获得利益相关者的批准,这样您就可以更快地取得进展,而无需走捷径

  • 让你的团队投入到提高后期动力和绩效的工作中去

  • 设定切合实际的利益相关者期望,使项目更有可能被认为是成功的

  • 围绕其他承诺安排任务,以尽量减少对“一切照旧”任务的干扰

  • 确定什么样的成功和失败看起来像准确的性能测量贯穿始终

  • 降低风险,增加成功的可能性

2. 对自己的约束要现实一点

无论如何定义项目管理的成功,许多项目都存在缺陷。

根据 Wellingtone 的调查结果,只有:

  • 34% 的组织大部分或总是按时完成项目

  • 34% 的组织大部分或总是按预算完成项目

  • 36% 的组织大部分或总是交付其项目的全部收益

随着时间的推移,这些重复的失败可能会损害团队的动力和利益相关者的信心,这就是为什么在调整你的目标和约束时要现实一些。

为了最清楚地了解可实现性,从过程一开始就让所有相关部门的代表参与进来,并从其他团队和组织那里获得设定目标的灵感。这样,你可以从别人的经验中学习。

例如,如果另一位经理试图启动一个类似的项目,但失败了,他们可以帮助您避免同样的错误。

通过在开始会议中为与会者分配时间以提出关注点,您将直接从团队成员那里学到他们认为合理的东西,同时建立一种有用的透明度文化。

3. 促进透明度和问责制文化

透明度和问责制是有效团队合作的基础。他们帮助团队成员理解他们的贡献和原因,同时确保每个人都尽自己的职责。这使得它们对于项目管理至关重要。

即使在开始会议之后,员工也必须能够自如地提出与工作有关的问题,这样你作为领导就可以解决这些问题,或者至少提出建议。否则,您的问题可能会被忽略,并在随后的过程中显示为更重大的挑战。

假设一个团队成员没有按计划行事。如果他们第一次注意到问题时告诉你,你可以重新分配任务,以保持更广泛的项目在正确的轨道上。如果他们因为害怕批评而隐藏了问题,并且最终导致团队错过了一个里程碑式的最后期限,那么您可能会让涉众感到不安。

责任也同样重要。使用项目管理工具来创建团队范围内个别任务的可见性,因为知道其他人看到他们的进展可以激励团队成员更加努力地工作。同样,如果一个团队成员没有做出足够的贡献,你可以迅速找出他们作为薄弱环节,并在问题引起怨恨之前解决问题。

4. 使目标与更广泛的业务目标保持一致(并让你的团队参与进来)

将透明度扩展到项目的目的,以激励团队。弄清楚你为什么要设置任务,结果是什么样的,以及这样做对他们有什么好处。

你公司的许多竞争对手没有做到这一点,所以要抓住机会向前迈进。

Asana 的2021年工作解剖指数调查发现,不到一半的员工理解他们的日常任务是如何促进组织目标的。2022年版的同一项研究发现,“优先权的不确定性”是错过最后期限的第三大原因。

对此,盐湖城联合之路(United Way of Salt Lake)首席执行官比尔•克里姆(Bill Crim)表示:

“在复杂的组织中,你需要一些方法来让每个人保持一致。当你让竖井发展,因为没有整个组织的视角来看正在发生的事情,这是最糟糕的可能的工作方式。

虽然广泛的目标应该激励所有的项目工作,但是在开始和计划期间,您将最大限度地关注它们,因此在这些阶段让所有的团队成员都参与进来。

让个人拥有规划任务的所有权,比如研究解决方案和收集数据,这样他们就可以看到整个过程并为其做出贡献,而不仅仅是执行。这种信任可以向人们证明,他们是大局的一部分,他们所做的工作是有影响力的。

5. 投资于正确的项目管理工具

项目管理的过程和最佳实践在所有组织和部门中都是一致的,但是其中的工作对于您的团队或业务是独一无二的。

从目标和预算到员工和利益相关者,有数百个变量需要考虑,项目管理软件将帮助您跟踪这些变量。Asana、 Trello 和预测等工具提供:

  • 项目进度的高级别概述

  • 拖放调度功能

  • 自动报告

  • 时间跟踪数据

市场上并不缺乏项目管理软件。正确的解决方案将简化整个过程,以帮助您和您的团队更快地工作。错误的选项可能会增加不必要的管理工作,从而拖慢您的速度。

不要仅仅考虑成本和易用性,在比较帮助你管理项目的工具时,考虑以下增值:

整合。软件在你现有技术堆栈中的位置如何?如果它可以与其他平台共享数据,比如客户数据平台或客户关系管理软件(CRM),那么不必重复管理任务就可以节省时间。您可以使用市场集成将一系列项目管理工具连接到客户数据中台。

  • 自动化:在项目管理中有大量的管理工作。最好的工具使用自定义规则来处理重复的手工过程,比如设置截止日期、分配任务和更新涉众,这样您就可以在战略工作上花费更多的时间。

  • 自定义:自定义数据字段、报告和工作流允许您根据业务及其流程定制项目管理软件。查看您最重视的数据并创建模板以更快地完成复杂项目。

  • 业绩记录:现实生活中的成功故事向您展示了项目管理解决方案的可能性。提供者的案例研究可以作为一个有用的起点。你也可以在网上搜索来自行业专家和其他企业的公正意见。

  • 支援频道:尽管方便用户是至关重要的,但任何真正有能力的项目管理工具都会有一些复杂性。确保您可以快速访问专家帮助,以便在某个特性不清楚时尽量减少项目中断。知识库中有一个支持视频和书面内容的图书馆,以及定期出版的产品特性指南,还包括一个用户可以互相帮助的社区频道。

项目管理的4个特点将使你在任何领域成为一个更好的领导者

一些项目管理技能比其他技能更广泛地相关。这里有四个方法可以帮助你在几乎任何领域提高团队生产力。

1. 跨部门协作技巧

项目需要业务范围的输入以获得业务范围的好处。作为一个管理者,你有时会领导和合作那些不能分享你的技能、优先事项或观点的人。

有效的沟通可以确保即使存在差异,每个人都朝着同一个方向朝着总体目标前进。要做到这一点,可以采取以下措施:

  • 和他们这个层次的人交谈。通过将特定角色的术语限制在个人对话中,并在大型会议中使用通用术语,使项目成果相关。

  • 接受反馈。接受这一点,尽管你是经理,但你并不总是知道最好的——接受团队和利益相关者的反馈,以保持对项目及其目标的平衡看法。其他的观点应该可以帮助你在整个项目中发现更多的解决问题的机会。

  • 使用一系列通信渠道。通过使沟通渠道多样化,使团队互动变得容易。如果你坚持使用一个平台,比如面对面的会议,那些不喜欢使用它的人可能会对讨论贡献较少。

在为你的团队招聘时,通过考虑沟通技巧和适应能力,进一步简化协作。一个强有力的沟通者团队在基于项目的工作中总是比一群孤立的个人更胜一筹,因为他们可以结合各种技能来克服挑战。

2. 识别好主意和坏主意的能力

在项目管理中,启动先于计划,因为它给经理、利益相关者和团队成员提供了仔细审查想法的机会。

这种方法在所有解决问题的场景中都很有用。通过小组讨论和压力测试,在制定策略之前,你会更清楚地知道什么是好的(即值得的) ,什么是坏的(即潜在的破坏性或不合理的)。这样,你就可以避免在无益的活动上浪费资源。

虽然没有明确的评分标准,但是回答以下问题会有所帮助:

  • 这项工作的预期收益是否大于成本和风险?如果没有,停止这个过程或者寻找降低成本和减轻风险的方法。

  • 不做这项工作的风险和成本是什么?考虑一下绝境求生手册。例如,如果你冒着失去竞争对手的风险而不进行进展,那么这个项目(如果可行的话)可能是值得的。

不要害怕放弃坏的或未完成的想法。你可以用不同的方法获得相似或更好的结果。

3. 对风险管理的欣赏

意想不到的挑战在大多数工作中是不可避免的。定期的风险评估将帮助您为不同的可能性做好准备,这样您就可以保持您的项目在时间和成本的限制,如果出现任何问题。

利用团队讨论和您过去项目的经验来确定潜在的挑战,并建立应急计划以尽量减少干扰。

一些项目管理工具具有风险评估特性,可以根据潜在挑战的可能性记录和评分。通过记录实际结果来补充这些数据,以提高未来风险评估的准确性。

愿意从每个过程中学习

项目管理的最后两个阶段在很大程度上是关于细化的: 从成功、失败和挑战中学习以改进决策。

从这个意义上说,反思是一种非常有用的管理技能。下次当你完成一个目标或解决一个问题时,考虑一下哪些进展顺利,哪些本可以进展得更好。

回顾过去可能会产生反作用,但是通过学习重复有效的行动和避免错误,你会找到更有效率的方法来领导你的团队。

用数据通知您的反射,以获得最大的影响。您可以使用项目管理和 CRM 软件将大量的性能数据转换为易于理解的报告,通常是自动的。

  • 项目管理的“范围”是什么:在项目管理中,“范围”定义了项目的边界、目标、任务和可交付成果。它概述了将包括和排除的内容,帮助您为项目的目标和活动设置明确的期望。管理范围可以确保项目保持在规定的参数范围内。
  • 在项目管理中什么是“可交付成果”:项目管理中的“可交付成果”是指项目预期产生的有形或可衡量的产出。它们是在项目范围内界定的具体成果、产品或结果,用于评估项目进展和成功完成。
  • 如何进入项目管理:许多专业人员已经在他们的职责范围内管理项目,但是,如果你想进入这个领域,通过 PMP 或 CAPM 之类的课程或认证获得项目原理的基础。培养沟通、组织和领导能力,并通过参与项目获得尽可能多的经验,可能从团队成员开始,并努力管理日益复杂和责任重大的项目。
  • 如何使用 Jira 进行项目管理:您可以创建项目、将任务定义为问题、将任务分配给团队成员、设置优先级并通过工作流跟踪进度。利用董事会可视化的任务,管理积压和监督工作。您可以自定义 Jira 的设置和工作流程,以适应您的团队的特定需求,从而确保有效的项目管理。
  • 如何使用 Trello 进行项目管理:利用 Trello 进行项目管理,创建项目委员会,工作流程阶段列表和任务卡片。分配任务给团队成员,设置截止日期,在列表中移动卡片以跟踪进度。

最后的想法

实践项目管理技能,并将该领域经过检验的过程应用到你的工作中,将有助于你成为一个更有效率和效力的领导者。

适应一种不同的工作方式可能需要时间,但如果做对了,你很快就会看到整个团队的生产力都在提高。为了获得最好的结果,尝试不同的方法和工具,找到最适合您的目标的方法和工具。

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