筒仓在项目管理中意味着什么?插图

在最好的情况下,让一个项目保持在正常轨道上是很困难的,但是当您的组织处于孤立状态时,就更加困难了

不同的部门可能难以有效地沟通,最终可能导致工作目标相互矛盾,从而导致项目超出预算,无法为公司的总体目标做出贡献。

通过了解筒仓是如何形成的,并采取积极的步骤将它们从您的业务中消除,您可以更好地调整您的团队并提高项目性能。

本文将帮助您确切地理解“竖井”的含义、需要注意的警告标志以及如何创建一个更加统一和高效的“无竖井”工作场所的建议。

筒仓在商业中意味着什么?

商业中的筒仓是指个人和团队彼此隔绝,各自在自己的小泡泡中工作。就像物理筒仓储存材料并保持其独立性一样,筒仓团队也是独立工作的,并且对组织中的其他人隐瞒信息(通常是无意的)。

无论是小型组织还是大型组织,效率低下都可能导致孤立。信息很容易隐藏在不同的应用程序、私人文件夹或存档的电子邮件中,使其他团队无法访问。

当个人觉得掌握信息会使他们对雇主更有价值时,也可能形成“筒仓”,囤积重要数据,使其看起来是不可或缺的。在其他情况下,一个人可能甚至没有意识到他们所拥有的信息可以帮助其他人完成他们的角色。

人类的天性就是把自己看作是一个群体的一部分,这个群体有着共同的特征,互相照顾。无论是在日常生活中还是在商业中,这都是一件好事。当人们确认自己是组织“部落”的一部分时,他们将为企业的最大利益而工作,并感到有动力胜过其他公司。

不幸的是,这些部落也可能出现在单独的部门和团队中,从而导致组织的分裂。他们不是为了公司的最大利益着想,而是把自己的部门放在优先地位,把其他团队看作局外人。

筒仓如何损害团队绩效并使项目脱轨

无论筒仓是由效率低下还是内部分工造成的,它们都可能对团队和项目管理产生重大影响。

这里有三种方式可以损害竖井团队的表现。

支离破碎的知识

当不同的团队囤积他们的数据时,获得完整和准确的业务视图就变得更加困难。

这种高层次的观点对于负责战略规划和解决任何潜在问题的高层管理人员和高层管理人员来说至关重要。如果不能访问所有的最新信息,数据驱动的决策就变得不可能。

信息的自由流动在团队层面上也很重要。只能访问团队数据的管理者最终可能做出与组织战略不一致的选择。

支离破碎的知识导致团队之间的协作不佳。例如,当营销团队询问销售团队在销售过程中哪些痛点最能引起客户的共鸣时,他们可以快速创建更相关的营销附属品。

如果这些团队都是孤立工作的,那么市场营销就会浪费资源进行额外的研究,或者冒险使用无效的信息传递。

缺乏针对客户的有凝聚力的信息

没有共享的数据和协作,就不可能在整个客户体验中创建一个内聚的消息。当潜在客户经历客户之旅时,他们将与不同的团队和部门合作。

例如,他们可能:

  • 点击 广告

  • 读一篇博文

  • 查看Webinar网络研讨会、直播

  • 注册你的Newsletter邮件订阅、公众号订阅等

  • 下载产品说明书

  • 接销售电话

  • 通过Onboarding
  • 联系客户支持解决问题

当各个团队独立创建自己的消息时,它补充其他接触点的可能性很小。无论是你的产品解决的挑战,突出的功能,甚至只是语气,任何不一致的信息跨越这些步骤可以混淆客户和伤害你的结果。

无法快速移动

无论是利用最新的技术、适应客户需求还是抓住新的机遇,当今的组织都需要快速和敏捷。

不幸的是,筒仓延缓了决策过程。

在存在数据竖井的地方,团队甚至可能没有意识到他们可以获得什么信息。当他们发现谁拥有这些数据,请求访问并得到分析数据的机会时,他们很可能处于不利地位。

例如,当大流行病使得现场直播活动变得不可能时,许多公司不得不迅速转向虚拟在线活动。这包括研究技术要求、与演讲者联络、研究如何重新创造建立网络的机会,以及向潜在的与会者推广新的虚拟活动。

在向远程工作的过渡期间,来自不同团队的许多不同的人必须一起工作以保持生产力。对于没有明确沟通和协作路线的孤立团队来说,快速旋转要困难得多。

4个警告标志表明你的组织是孤立的

处理孤立组织的第一步是识别症状。这里有四个竖井警告标志要注意在您的团队。

1. 优先考虑竞争而不是团队合作

健康的竞争意识有利于组织,鼓励员工发挥最佳水平。然而,封闭的心态意味着人们更有兴趣“击败”组织内的其他团队,即使这意味着业务受损。

筒仓导致了一种“我们对抗他们”的文化,在这种文化中,部门乐于看到其他人的失败。与其奖励个人表现,让团队互相竞争,不如优先考虑团队合作和协作。

2. 混淆目标和关键绩效指标

除了作为衡量绩效的一种方法之外,您还可以使用目标和关键绩效指标(KPI)来鼓励具体的行动和行为。如果你的团队的目标只与他们的部门有关,那么他们就会自动地把精力集中在这个部门。

当然,目标应该是可以实现的,根据其他球队的表现来衡量结果是不公平的。但是,您仍然应该包括组织范围的目标,并确保团队中的每个人都知道这些目标。

3. 缺乏组织意识

在某些情况下,当团队成员不知道其他团队及其职责时,可能会出现竖井。他们可能不了解其他人做了多少工作,以及他们在实现组织目标方面发挥了什么作用。

这可能导致工作重复,使人们在已经由另一个团队处理的任务上加倍工作。在天平的另一端,人们可能完全忽视其他任务,每个人都相信那些任务是别人的责任。

无论哪种方式,缺乏意识都会孤立团队并延迟项目。

4. 与其说科技是一种解决方案,不如说它是一个问题

企业可以使用许多不同的工具和应用程序来管理他们的团队和项目,但是,如果没有正确的实施和培训,这些工具和应用程序更多的是一种阻碍而不是帮助。

当部门可以自由选择他们喜欢的任何软件供应商时,孤立数据的风险急剧增加。不兼容性问题和孤立的应用程序可能意味着关键信息与组织的其他部分隔离开来。

即使其他部门可以从技术上访问必要的信息,分散的 IT 服务也会给流程增加阻力,而这种阻力通常会超过任何好处。

如何打破筒仓以获得更好的性能

虽然筒仓可能根深蒂固,但这并不意味着它们是不可避免的。通过以下步骤,您将能够打破团队与他们的数据之间的隔阂,并增加项目成功的机会。

步骤1: 从团队领导开始

团队经理可以以身作则,努力实现组织级的任务,并与他们的团队分享这些任务。通过展示他们对合作与协作的公司文化的承诺,他们可以向团队灌输同样的态度。

例如,如果管理层乐于与其他部门共享信息,那么他们的团队更有可能做同样的事情。另一方面,如果他们经常批评其他团队,淡化他们对企业成功的贡献,当他们的团队也孤立自己时,他们不应该感到惊讶。

即使管理者和他们的团队都有正确的态度,当团队成员工作过度时,筒仓仍然可能发生。如果人们觉得他们只有足够的时间和资源来专注于他们的任务,他们可能会把“团队部落”的需求置于“组织部落”的需求之上。

通过有效地管理工作负载,管理者给他们的团队提供了看到更大图景所需要的空间。

第二步: 简化沟通

所有利益相关者之间定期和开放的沟通是孤立心态的克星。然而,许多公司发现很难实现有效的沟通。在 Pipedrive 最新的销售和营销状况调查中,30% 的受访者表示公司内部沟通需要改善。

为了克服这个问题,首先要确保你有正确的沟通渠道。尽管在办公室里传阅备忘录或者在饮水机旁进行非正式交谈在过去可能会奏效,但现在可能已经不可能了。

Pipedrive 的调查发现,43% 的受访者大多在家工作,可能在不同的城市、国家或时区工作。为了管理远程团队,企业应该考虑采用异步通信渠道(比如 Slack 和 Asana) ,这样就不需要立即响应。这些平台通常允许您创建不同的内部通道,可以设置这些通道以便在不同部门之间进行直接通信。

与此同时,你还应该确保不同部门有定期的机会聚在一起面对面聊天——即使这必须通过视频而不是面对面。对于远程团队来说,这可能很困难,尤其是涉及到不同的时区时,但是双向对话可以改善协作并防止误解。

步骤3: 创建相关目标和关键结果(OKR)

完全以部门为中心的目标可能是一个孤立的团队的症状,这意味着每个团队都专注于自己的目标。

为个人和团队设定正确的绩效目标可以鼓励协作。您可以通过公司范围的目标和关键结果(OKR)来做到这一点。这些提供了企业最高优先级的清晰度,通常从管理层开始,然后逐级向下通过部门、团队和个人。

虽然顶级目标可以是一般性的(比如增加现有客户的收入,取悦客户或减少员工流失) ,但关键的结果将是具体的和可衡量的,清楚地表明你是否在朝着你的主要目标前进。

在 OKR 中,你应该始终牢记公司的总体目标,这样部门目标和关键绩效指标就可以相互补充。通过致力于相同的组织目标,每个人都更有可能相互支持和协作。

步骤4: 连接数据

在所有团队和部门一起工作的情况下,是时候确保他们能够访问完成最佳工作所需的信息了。

记录存储数据的位置和格式,比如基于云的电子表格。包括人们可以用来收集和共享信息的软件。

客户关系管理软件,如 Pipedrive,就是一个很好的例子,它为员工提供了一个相关客户数据的集中源。您可以将关键信息存储在基于云的数据仓库中,世界各地的团队都可以访问这些数据仓库。

当然,即使是最全面的软件也不太可能满足团队的每一个需求。在这种情况下,寻找可以相互集成的应用程序,以便通过本地数据集成或第三方应用程序跨平台共享数据。

这减少了从一个应用程序跳转到另一个应用程序的时间,并确保您使用的数据是准确的。

第五步: 让你的团队更加紧密

虽然沟通是一个很好的起点,但它本身可能不足以消除竖井。与其简单地传递关键细节和共享数据,不如寻找其他机会将不同的部门联系在一起。

例如,不要按部门计划培训,而是看看是否可以偶尔进行全公司范围的培训和研讨会。如果您正在开始一个新项目,您能否在计划阶段包括不同的部门?

如果您有不同的部门在同一栋建筑中工作,是否有可能创建一个共享的工作空间,或者甚至安排一个临时的工作交换?例如,您的产品团队可以旁听销售电话,或者营销人员可以了解支持团队如何回应查询。

您还可以建立一个跨职能团队,由具有不同技能的个人组成,他们来自不同的部门,共同努力实现共同的目标。例如,销售和营销部门的人员可以作为一个单独的团队一起工作来处理基于帐户的营销(ABM)项目。

这可以促进对部门之间关系的理解和建立关系。然后,随着问题的出现,团队更有可能通过协作来找到解决方案,而不是设置障碍。

最后的想法

我们的天性就是组成部落,寻找具有共同技能、兴趣和其他相似点的人群。从组织的角度来看,将员工划分为特定的团队和部门对于有效的管理和计划至关重要。

但是,所有这些的副作用是,这些团队和部门很容易变成孤立的竖井,成为项目管理中的一个重大障碍。

幸运的是,筒仓并非不可避免。通过了解孤立组织的症状,然后努力积极地打破部门之间的障碍,您可以确保数据在团队之间自由流动,并且他们可以发挥最佳状态。

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