随着时间需求的增加,有一件事是显而易见的: 我们需要在时间管理方面做得更好。虽然有效的时间管理是困难的,但是如果你做对了,你就能更快地完成更多的工作。

时间阻塞是一种强大的时间管理技术,已经被高绩效人士使用了几个世纪。正确使用,它可以帮助你组织你的一天,专注于你的优先事项和更有效率。

在本文中,我们将提供一个时间模块的概述,为您提供创建自己的时间阻塞系统的工具,并分享一些在设置您的日程安排时起作用和不起作用的技巧。

什么是时间模块(它是如何工作的) ?

时间模块包括将一段时间(比如你的工作日)分解成更小、更易于管理的时间块。然后,这些块中的每一个都被指定为一个单独的任务,帮助您更有效地专注于它。

例如,您可以将一天的8小时分成30分钟的小块。然后,你可以为每个区块指定“销售预测”或“写社交内容”之类的任务。

没有一个开放式的任务清单,所有的事情都提前计划好了。它实际上是日历和待办事项清单的结合。有了一个具体的时间表,你就不需要把大脑空间分配给你接下来需要做的任务,减少决策疲劳,确保没有任何东西漏掉。

有三种类型的时间模块:

  1. 时间BOX:是为了集中精力完成特定任务而模块化时间的过程。在每个时间框中,任务都有最多的时间可以让你专注于它。有些人发现这样做可以帮助他们提高工作效率,因为这样可以避免他们在某项任务上花费过多的时间。

  2. 任务批处理:是将相似的任务分组在同一时间段内完成的方法。这有助于限制你在一天中不同活动之间切换的次数,从而节省时间,减少注意力损失。

  3. 每日主题:就像任务批处理,但是是整天的。它包括为不同类型的责任留出一整天的时间。例如,市场营销领导可能决定在周一做战略和研究工作,然后在周二进行内容推广。

许多知名企业家都表示,时间管理技术对他们的成功至关重要,包括埃隆•马斯克(Elon Musk)、比尔•盖茨(Bill Gates)和本杰明·富兰克林。

富兰克林在他的自传中列出了他每天的日程安排,特别是他的时间限制惯例:

Twitter 联合创始人、前首席执行官杰克•多尔西(Jack Dorsey)在一次采访中谈到了日间主题:

时间模块化并不是什么新鲜事,有权势的人利用它来提高生产力,但它到底是如何工作的呢?

模块化的时间管理如何能够提高生产力

时间模块是有效的,因为它有助于避免每天的障碍,减少我们的注意力。当你不断地被拉向不同的方向时,时间阻隔可以让你更好地控制你的一天。

缩短时间可以提高生产力:

  • 帮助你专注于重要的事情。在你工作效率最高的时候,把最重要的任务分成优先级,你就增加了完成任务的机会。它还可以让你更有效地完成必要但不太重要的任务,为影响力更大的工作留出时间和精力。

  • 阻止你一心多用。一心多用行不通。时间限制可以让你专注于一个任务,而不是把注意力分散到很多任务上。同样地,当你在 Slack 上留出时间查看邮件或回复信息时,你不会屈服于每五分钟查看一次的冲动。

  • 避免不必要的干扰。通过抽出时间来完成特定的任务,你可以避免中断和转移注意力。既然你知道你需要做什么,你就不必担心其他事情是否更重要。

  • 提高你的时间管理技巧。有效的时间管理不仅仅是有一个完美的时间表。涉及到很多技能,比如估计任务所需要的时间。你使用时间阻塞的次数越多,你就会得到越好的效果,从而增加效益。

时间模块化对你来说合适吗?

虽然模块化的时间可以增加你的工作效率,但它并不适合每个人。例如,它并不总是适用于高度反应性的工作,这些工作需要人们能够在不同的需求之间当场跳转。

如果:

  • 你的工作效率受到太多多任务的影响

  • 你很容易分心

  • 你想提高你的效率

  • 你想更清楚地知道你的时间将何去何从

  • 你想避免精疲力竭

然而,时间模块的限制意味着它不会受益于每个位置。考虑下面的问题来判断时间模块是否适合你:

  • 你的日程安排每天都很不一样吗?如果你每个工作周都没有一套清晰的任务,时间阻塞有时是无效的。如果你的日程安排完全不同,你很难制定一个全面的计划来坚持下去。

  • 你的工作流程是否经常受到干扰?如果人们不断地敲你的门或寻求你的意见,时间阻塞可能很难实现。如果你经常被紧急任务打断,整个系统就会崩溃。

  • 你需要变通吗?阻塞时间不仅需要提前花费时间和精力,而且僵化的系统可能不适合你的角色。如果你的工作经常是当场完成的,请求随机时间到来,时间阻塞可能会使你更难以满足工作场所的需求。

请记住,时间模块不需要一直使用。例如,您可能会发现为一天中的特定部分实现时间限制以帮助您专注于关键任务是非常有效的。今天剩下的时间,你可以像往常一样。

如何在5个步骤中使用时间模块技术

虽然时间模块在纸面上很简单,但是设置(并坚持)它可能很棘手。这里有五个简单的步骤来设置你的时间阻塞系统。

第一步: 设定你的目标

第一步是找出你想使用时间阻塞的个人原因。列出你每天遇到的问题以及如何利用时间来解决它们。

你想减少分心的事情,这样你就能更有效率地完成工作吗?你想为那些似乎每天都被抛在脑后的任务留出时间吗?

了解这些目标的内部和外部将使得在安排任务时更容易组织和排列任务的优先级。

步骤2: 选择一个调度工具并创建您的时间模块模板

接下来,您需要为您的日程安排选择一个媒介。任何旧的纸张调度程序都可以在紧要关头完成这个任务,但是一个时间限制的日历应用程序可能是最好的。

理想情况下,您选择的工具应该允许您向任务添加关键细节、发送通知并附加重要文档或合作者。

首先,屏蔽掉你的“书挡”活动。这些都是每天例行公事发生在工作之前或之后,将框架你的工作时间表。例如,您可能希望添加您的早晨常规和通勤。

这里的目标是创建你的日常结构,为工作时间留出空间。增加任何其他不变的活动(如你的午餐休息,如果它是每天相同)。剩余的空间将是您按照以下步骤添加日常任务的位置。

步骤3: 列出任务清单并估计完成任务所需的时间

下一步是创建你的待办事项清单,从你每天做的事情到工作时间经常出现的任何紧急任务。

在创建此列表时,请记住需要优先处理哪些任务。时间阻塞不仅仅是指你需要处理什么样的任务,还包括你什么时候需要处理这些任务。

  • 创建一个重复任务列表。这些是你每天或者至少一周多次执行的任务。尝试将相似的任务分组在一起。然后,粗略估计一下每个任务需要多长时间。您可能会弄错,但是不要担心——您可以稍后对它进行优化。

  • 将任务分为深度工作和浅度工作。深度工作是集中精力的工作(比如写作或编程) ,你需要能够一次工作一个小时或更长时间不受干扰。相比之下,浅层工作包括那些你可以不假思索就完成的小任务,比如查收邮件。

  • 考虑反应性工作。试着估计一下你通常花在反应性工作上的时间(一天中随机出现的事情)。您需要为这些任务留出足够的时间,以防止它们影响您的日程安排。

估计你应该为不同类型的工作留出多少时间是困难的,但是尽量保持简单。如果你不确定,那就留出额外的时间。这样,如果你提前完成任务,你就有更多的时间来完成下一个任务。

如果你低估了完成任务所需要的时间,那么时间阻塞就失效了。一旦一个方块出错,整个计划就会崩溃,你就不得不用尽时间来调整它。

在开始时,我们还建议将任务批处理或将相关活动分组在一起。它可能不太有效,但是当您刚开始使用时间阻塞时,它更容易实现。在接下来的几周里,当你调整你的时间阻塞过程时,你可以将时间阻塞缩小到特定的任务。

步骤4: 根据任务优先级设置块

现在你已经有了一个日常活动的主清单,是时候创建你的时间阻塞计划草案了。准备好你的时间模板,开始为每个活动添加块。

  • 在一天开始的时候留出时间来添加新的任务。在每天的开始或结束时,留出专门的时间来计划你的一天。你必须每天调整你的时间表,特别是如果你是新的时间阻塞。有时间去计划你的一天,这样你就不必在你应该工作的时候去做决定。

  • 添加深度工作块。深度工作应该(如果可能的话)在你最警觉和最有效率的时候进行。例如,如果你通常在早上8:00到9:00之间工作效率最高,那么就把它排除在影响最大的工作之外。

  • 加上浅的工作。接下来,把你每天容易完成的任务排除在外。这些可以在你觉得不那么清醒的平静时期进行,比如刚过午休时间。这有助于最小化浪费的时间。

  • 创建灵活的块。根据您的角色,您可能需要为反应性工作预留一些灵活的块。有些人喜欢在特定的时间块之间为这个确切的目的设置缓冲区。这可以让你迅速地回应紧急任务(比如电话) ,而不会影响你的整体时间表。

  • 包括私人时间。时间阻塞不仅仅是工作。它还可以帮助你为个人活动、爱好和放松保留空闲时间。高质量的休息是提高工作效率最重要的因素之一,所以不要把它排除在你的日程表之外。

第五步: 定期回顾你的方法

阻塞时间的全部目的是在不牺牲正确工作所需的灵活性的前提下提高工作效率。像所有的时间管理策略一样,你可能需要调整你的方法几次,直到感觉对了为止。

考虑你的基准生产力。在你第一天的时间阻塞之后,想想是什么帮助了你,抛弃了任何降低你工作效率的东西。第一周之后也这样做。

请记住,时间阻塞并不适用于每个人。如果一段时间之后,你觉得你的工作效率没有提高(或者更糟,它受到了影响) ,那么也许时间阻塞对你来说是错误的策略。

7个高水平的提示,以获得最多的时间模块

改变你的工作方式并不容易,尤其是当它涉及到与不断转换上下文和拖延等坏习惯作斗争的时候。为了最大限度地利用时间阻塞,这里有七个有用的提示:

  1. 找出你什么时候最有效率。记住这一点,你就可以在你精力充沛的时候指定更多的思想密集型任务。然后,当你感到昏昏欲睡的时候,你可以做一些不需要太多思考的事情。

  2. 从小事做起。许多人发现,一开始就把一天中的一部分安排好,比一整天或一周都安排好要容易得多。随着你越来越习惯它,你可以增加你一天中被特定任务所占用的时间。

  3. 安排中断并添加缓冲区。为你的午餐和咖啡休息留出时间。为了避免上下文切换引起的注意力下降,还可以考虑在块之间添加短缓冲区。这可能是一个快速的伸展运动和一杯水-当你转换到下一个任务时,它可以让你保持专注。

  4. 高估完成任务所需的时间。一开始,你可能很难优化你的时间表。它可以帮助高估事情将采取的时间,以便如果他们运行一点点加班,您的时间表不会受到影响。如果你比预期更快地完成了某件事,你可以简单地将时间表向前推进。

  5. 告诉你的同事。如果你的队友习惯于即时沟通,给他们访问你的新时间表,让他们知道你什么时候有空。

  6. 只有在必要的时候才重新安排优先级。新的任务将会出现——这是生活中的事实。这种意想不到的工作通常让人感觉很紧迫,但它并不一定比你已经在做的工作更重要。在立即开始新任务之前,花点时间考虑一下它在你的日程表中的位置。

  7. 一天结束的时候。卡尔 · 纽波特(Cal Newport)是《时间阻碍计划者》(The Time-Block Planner)一书的作者,他每天晚上花20分钟来阻碍第二天的工作。这样,他就可以直接上班,而不必重新考虑前一天的结束时间。

4个障碍以及如何克服它们

这里有一些主要的障碍,阻止人们获得成功的时间阻塞,以及你可以做些什么。

  1. 你不可能什么事都能做好。总有那么几天你不能完成所有的工作。时间阻塞将有助于减少它们的发生,但不是完全的。为了克服这个问题,你需要对你的高优先级任务有一个清晰的认识,这样你才能首先完成这些任务。

  2. 你无法控制的事情打乱了你的计划。有些时候,会出现一些需要在理想时间段之外处理的任务。没关系。时间阻塞不是创造一个严格的,不可改变的时间表-它是关于更有意识地利用你的时间。诀窍是留出缓冲区空间,以便在发生此类事件时进行重新调度。

  3. 你的团队经常需要你的意见。如果您所在的团队需要经常与您安排最后一分钟的会议,请指定可以安排的会议块和不能安排的会议块。这样,团队成员仍然可以在需要时获得访问权限,而且您仍然为必要的工作保留了重要的时间段。

  4. 你的方块太笼统了。如果你没有具体的工作任务,你很容易就会陷入低优先级的工作中,忘记时间。对于更复杂的任务,尝试将每个块分解成更小的步骤。每一步都应该是完成项目所需的下一步。

最后的想法

时间管理并不容易。每年似乎都有更多的事情要做,而做这些事情的时间却越来越少。更重要的是,当你不能控制自己的时间表时,分心和随机的任务更容易接管。

时间模块可以让你及早完成任务管理决策,这样当到了完成任务的时候,你就可以不受干扰地工作了。

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