随着企业越来越多地围绕项目组织日常工作,项目管理的技能和概念比以往任何时候都更广泛地相关。

项目管理办公室(PMO)为跨组织的基于项目的工作提供结构和一致性,帮助团队重复成功的模式并有效地达到目标。

在本文中,您将了解 PMO 是如何工作的,以及如何使用 PMO 可以帮助您的公司最小化风险并加快增长速度。我们还将列出一些最佳实践,以帮助您最大限度地提高 PMO 的投资回报率(ROI)。

什么是 PMO? 它是如何工作的?

项目管理办公室,或 PMO,是定义和维护组织的项目管理标准的团队或部门。

项目管理办公室的主要目标是通过相关过程、政策、指标和方法的治理和完善,最大限度地提高其组织项目的有效性和效率。

随着越来越多的公司意识到这些好处,PMO 越来越受欢迎。

根据 Wellingtone 的数据,2021年82% 的组织至少有一个 PMO,47% 的组织使用多个 PMO。从2016年开始,总体采用率上升了11% ,超过四分之一的 PMO 成立不到两年。

这种增长趋势表明,尽管仍有改进的空间,但公司正在更加关注基于项目的工作质量。只有三分之一的 Wellingtone 调查受访者(项目和项目管理专业人士)表示,他们对自己组织目前的项目成熟度水平感到满意。

PMO 是做什么的?

在最广泛的层面上,PMO 负责指导项目管理团队和管理所有的项目文档。

项目管理办公室最常见的五项活动和职责是:

  1. 项目状态报告。更新项目进度和绩效的利益相关者。

  2. 维护项目列表和项目组合管理。对项目的执行保持准确的记录,这些项目在业务中已经实施、完成和即将实施。

  3. 维护项目管理方法和文档模板。定义和不断更新项目经理用于领导项目的框架。

  4. 促进项目审批流程。设置和监督项目经理必须通过的程序,以获得利益相关者对他们的项目的签字。

  5. 项目保证和变更管理。在项目生命周期之前和期间对项目的成功机会(包括员工采用的可能性)提供独立的评估。

业务需求决定了 PMO 的日常优先级,因此活动可以因组织和环境而异。

例如,一家公司组建一个新的项目团队或提拔一名团队成员担任领导职务,可能需要其项目管理办公室作为内部顾问提供更直接的指导。通过这种方式,项目经理可以利用他们的专业知识来帮助经验不足的项目经理避免错误,并在工作中发展他们的技能。

PMO 与项目经理 VS 项目经理: 有什么区别?

您将看到 PMO、项目经理和程序经理这些术语经常一起使用。

虽然它们之间存在联系,但是每一个都有自己的含义。理解它们之间的区别使我们更容易:

  • 与项目管理专业人员沟通

  • 为组织中的利益相关者制定一个 PMO 业务案例

  • 知道去哪里寻找专家指导

什么是项目经理?

项目经理负责计划、组织和指导组织内的项目(和相关活动)。该组织的 PMO 结构将规定以下内容:

  • 项目经理的控制水平

  • 项目经理和项目管理办公室之间沟通的频率

企业可以任命内部项目经理或外包的责任,以自由职业者的项目经理。对于预算较少、项目较少的公司来说,后一种方法可能更具成本效益,因为这种方法只允许它们在项目处于活动状态时支付费用。然后,项目团队也会得到专家指导的好处,即使他们的组织无法证明永久雇佣是合理的。

什么是项目经理?

项目是实施变革的临时性、一次性努力。当一个企业将多个项目和计划联系起来以实现更大的结果时,它就变成了一个程序。

项目经理监督项目和其中的项目,以确保它们符合公司的宏观目标。

虽然项目经理和项目经理分担一些责任和技能,但是项目经理更关注战略。他们与最高决策者保持密切联系,将执行思维转化为日常项目决策。

PMO 的4种类型以及它们最适合的地方

有几种 PMO 结构可以适应不同的业务类型、规模和需求。使用正确的方法可以区分组织中有效和无效的项目管理。

拥有多个项目管理组织预算的大型企业可以使用一系列结构来覆盖各种具体的项目类型和范围。

由于预算和范围的限制,中小型企业(SMB)更有可能拥有一个单一的、包罗万象的 PMO,这意味着 PMO 的角色会根据具体情况调整其方法。

为了帮助您为您的目标构建正确的 PMO,下面是四种主要类型及其特征。

1. 激进的 PMO

适合于具有成熟项目管理职能的组织,积极的项目管理组织采取广泛和有利的方法,让项目经理和其他领导使用他们的经验来处理更细微的细节。

他们的首要任务始终是使项目交付与公司的总体愿景和支持保持一致,而不是指导项目经理。

这位活动家精心制定的流程和标准帮助项目在最少的 PMO 投入下运行。因此,这种方法在已建立项目经理的大型企业中运行良好,在这种情况下,许多项目同时进行是很正常的。

2. 交付项目管理办公室(或项目交付项目管理办公室)

Gartner 估计,至少40% 的 PMO 是交付型 PMO,这是最常见的类型。

交付 PMO 类似于激进主义者,他们被动地支持项目经理实现目标,但倾向于优先考虑短期结果(即可交付成果)而不是长期业务愿景。

他们对短期可交付成果的关注意味着交付 PMO 非常适合使用这种方法的敏捷项目和公司。

瀑布与敏捷项目管理

瀑布

敏捷

瀑布方法涉及以线性的、连续的方式完成任务和阶段。瀑布项目的进展是朝着一个方向发展的(就像瀑布一样) ,这意味着这种方法更适合那些期望的结果已经明确定义并且不太可能改变的项目。它还意味着存在任务依赖关系,因此一个阶段可能不会在另一个阶段完成之前开始。

使用敏捷项目管理方法的团队工作在较短的阶段(称为 sprint)、测试和定期报告,以发现细化的机会。他们可以在工作阶段之间来回移动,根据需要进行更改,并使用多个较小的可交付成果作为项目里程碑。敏捷的灵活性使得它对于没有明确定义的最终目标的项目非常有用。

3. 合规项目管理办公室

合规项目管理组织有助于确保项目在预算范围内,按时进行,并与质量预期保持一致。项目经理将在项目的开始和计划阶段识别这三个约束。

更加积极的做法使得遵从性 PMO 在项目管理过程不成熟的企业中特别有效。在缺乏一致的程序和文档的情况下,项目管理办公室可以向缺乏经验的项目经理提供额外的指导。

4. 中央 PMO

与其他类型相比,集中式 PMO 更像是业务中所有项目管理信息和决策的可用资源。这些有时被称为指令 PMO。

除了设定项目标准和直接影响项目结果之外,一个集中的项目管理办公室还可以帮助新的项目经理和雇员跟上公司流程的步伐。

随着对过程的更大控制和对单个项目的更直接影响,集中式项目管理组织适合于不太成熟的项目管理过程的大型组织。

成功的 PMO 简化业务增长的5种方法

PMO 为业务中的所有项目流程增加了重复性、结构和可靠性。如果处理得当,它将推动更大的项目保证和对组织成长性和可操作性的控制。

以下是建立 PMO 的五个关键好处:

1. 可重复的过程提高了效率和可预测性

有了 PMO 拥有和维护最佳实践,您就不需要在每个项目中重新发明轮子。

项目经理可以应用他们自己的目标,这意味着他们可以在典型的项目管理过程的启动和计划阶段节省时间。

在孤立的项目经理可以选择如何衡量项目绩效的地方,PMO 通常在所有项目中使用相同的 KPI。这就产生了可比较的数据,使企业更容易发现效率低下的情况,并准确预测未来的结果。

例如,一个支持性的项目管理办公室可能会比较12个月内项目的预计支出和实际支出。如果存在差异,他们可以在规划阶段研究提高预测准确性的方法。

2. 重大战略举措得到了应有的重视,取得了更好的成果

有助于企业发展的重大项目应该由具备适当技能和有足够时间投入的人来领导,但通常情况下他们不是这样的人。超过一半的项目是由那些主要职责不是作为项目经理的人来处理的。

有一个专注于最大化项目收益的 PMO 可以确保项目和指导它们的框架始终如一地得到它们交付全部价值所需的关注。

虽然内部项目经理(和代理项目经理)通常只有很少的反思时间来完成目标,但是 PMO 可以花时间来度量结果和改进工作流程,而不会干扰正在进行的业务。通过这种方式,项目成功率应该每次都得到提高,并且“一切照旧”的任务仍然得到适当的关注。

Adobe Systems 高级产品经理 Margot Nack 在一篇项目管理协会(PMI)的文章中强调了关注的价值,这篇文章告诉你什么时候需要一个 PMO:

项目管理办公室创建了一个难以在临时项目管理基础上实现的协调级别。有更多的清晰度,有更多的战略重点,并有更大的能力来协调项目的有效性。

3. 更加强调风险管理可以减少挑战和失败

虽然项目经理的工作是识别、评估和减轻与他们的工作相关的风险,但是为项目经理建立一个有效的(和时间效率的)风险管理程序是符合项目管理办公室的利益的。只有这样,他们才能实现项目利益最大化的目标。

一个简化的、一致的、易于遵循的过程确保了风险管理不会变成一件琐事或事后诸葛亮。PMO 的改进模板向项目经理展示了要查找什么以及如何编制文档,从而最大限度地减少了整个项目中意想不到的挑战。

确定一个项目风险的 PMO 可以与管理人员分享相似或相关计划的细节,从而帮助整个组织变得更加规避风险。

例如,如果一个多样化项目出现意想不到的法律挑战,项目管理办公室可以调整其项目框架的风险分析部分,以确保其他管理人员先发制人,节省规划期间的时间。

4. 集中的知识为一致的业绩确立了最佳做法

风险信息不是唯一可共享的知识。通过跟上项目管理的最佳实践,项目经理可以提供最新的培训,以帮助项目经理优化业绩并保持领先于竞争对手。

这对于缺乏经验的项目团队和新员工尤其有用。当他们到达企业时,他们可以立即获得关于公司如何管理其项目的丰富知识。入职和提高技能的准备工作节省了公司的时间,降低了培训成本。

5. 与决策者建立桥梁,使项目更加协调一致

PMO 最广泛的目的是确保项目与业务的长期愿景保持一致。在大多数情况下,他们会很好地了解这个愿景,并能够相应地支持、修改或停止项目。

当项目需要额外的清晰度或指导时,项目管理办公室充当项目经理和决策者之间的联系。它与双方建立关系,并与双方达成谅解,确保交流的有效性。

根据普华永道(PwC)2022年的一项调查,绝大多数最成熟的 PMO (他们也报告了最大的收入增长和最高的客户满意度指标)都报告与高层管理人员有着紧密的联系。在前5% 的人中,94% 的人同意他们组织中的管理人员支持 PMO 的活动和目标。约93% 的高管认为 PMO 是他们的战略合作伙伴。

如果一个企业的优先级发生了意外的变化,PMO 可以将他们从高管那里学到的东西转化为可供项目经理采取行动的信息。这使得项目经理能够迅速调整他们的工作,以保持产生积极结果的可能性,并避免浪费资源。

如何最大限度地利用 PMO 实现增长: 4个最佳实践提示

有大量的数据可以说明 PMO 的价值。

毕马威(KPMG)的一项项目管理调查发现,在已建立项目管理组织的组织中,77% 的受访者表示,他们在管理项目方面是有效的。

然而,如果仅仅建立一个 PMO 就足以保证改善业务表现,那么每个企业都会有一个 PMO。

建立和运行一个持续优化生产力并促进业务增长的 PMO 需要时间、投资和精力。

这里有四个最佳实践小贴士可以帮助你最大化收益:

1. 评估自己的需求,以确定自己是否有理由成为 PMO

PMO 可以在正确的环境下改善项目结果,决定您的业务是否需要这样的项目结果取决于您自己。

经验丰富的项目经理玛丽•哈伯德(Mary Hubbard)简洁地解释了关键标准:

如果一个公司不是以项目为导向的组织,那么就不需要 PMO 了。

这听起来很简单,但是想想你的公司在过去的一年里承担了多少项目。如果答案是没有,你就不需要 PMO 了。如果您已经执行了一到两个项目,并且实现了所有期望的结果,那么您的设置可以满足当前的需求,并且,您可能不需要 PMO。

然而,如果您正在加大增长努力并围绕项目建立进度,或者只是没有从常规项目投资中获得很大的回报,PMO 可以给出一致的方向。

在谈到没有 PMO 的项目导向型公司时,哈伯德补充道:

是谁在推动他们项目的交付?谁建立了他们的方法论?他们如何有效地管理资源?除非你有中心位置,否则很难回答这些问题。

如果你在这两方面都没有失败并且仍然不确定,那么考虑从外包 PMO 职责开始。体验一下这些好处,然后决定你是否值得全职投资。

2. 建立控制层次,突出项目管理办公室的绩效,展示其价值

在没有适当解释的情况下将某人置于项目经理之上,特别是如果它是一个控制性的 PMO,可能会引起怨恨并阻碍生产力。

有三个步骤可以保持牢固的关系和促进有效的合作:

  • 在建立项目管理办公室时,让所有的项目经理和团队成员参与进来。解释好处,讨论问题,从他们的洞察力中学习哪些挑战和目标需要优先考虑。这样做是为了强调 PMO 可以对每个人的工作产生积极的影响。

  • 尽早建立清晰的项目经理和项目经理职责,以避免沟通不畅和怨恨。双方都必须了解他们的优先级,你必须有效地平衡控制水平。例如,期望更积极地参与项目的遵从性 PMO 更有可能与经验丰富、亲力亲为的项目经理在责任方面发生冲突。

  • 当项目管理办公室到位时,定期使用一致和可访问的度量标准突出其成就。例如: “自从建立我们的项目管理办公室以来,项目 ROI 增加了22% 。项目管理办公室为此作出了贡献,减轻了四大风险,并将典型的项目规划阶段缩短了15% 。”这将提醒项目经理他们的 PMO 关系的价值。

您不能总是使用定量指标来证明 PMO 的有效性和成就。进行员工调查来衡量和宣传 PMO 的主观价值。

3. 及早设定报告期望

作为项目和最高领导层之间的联系,项目管理组织被要求报告项目状态和绩效。然而,只有当这些报告包含有助于高级经理做出更好业务决策的数据时,它们才有价值。

Gartner 高级主管分析师姆布拉•舍恩解释道:

事实上,大多数 PMO 都在为项目和项目提供状态报告,但许多企业高管的看法表明,要么是沟通出现了问题,要么是报告不符合目的。重要的是要检查报告是否为组织领导提供了支持有效决策的状态信息。

高级领导层必须明确界定他们对项目管理办公室在其形成过程中的价值的期望,然后继续传达这种期望,以解释不断变化的优先事项。通过这种方式,PMO 知道哪些数据最有价值,从而创建一致有用的报告。

4. 投资项目管理办公室软件以提高全公司的知名度

PMO (项目管理办公室)软件,通过集中化为项目增加了额外的一致性和效率:

  • 活动时间表

  • 项目经理和团队成员的职责

  • 结果测量

  • 里程碑式的进步

  • 团队沟通

在单个项目级别上,在单个位置拥有一致的数据可以使项目经理和团队成员保持组织性和知情性,以便他们能够朝着相同的项目目标前进。

使用相同的工具,项目管理人员可以在实时指示板中看到项目的进展情况,而不会分散项目主管的注意力,也不需要等待最终报告。他们可以使用实时数据(通常显示在易于消化的仪表板中)来快速做出流程决策,并以最少的工作更新执行人员。

有许多可用的项目管理工具和 PMO 跟踪器,它们都有自己的优点和局限性。与现有技术集成的任务管理解决方案将帮助您保持清洁、一致的数据(允许更准确的洞察力) ,并通过减少在平台之间复制信息的需求来节省时间。

最后的想法

精心运行的 PMO 可以使项目与业务目标保持一致,预测性能以改善资源分配,并通过简化流程节省您的时间和金钱。

并不是每个企业都需要 PMO,但在适当的情况下,这是一项理所当然的投资。

如果您的企业,像其他许多企业一样,越来越多地围绕项目组织日常工作,那么建立 PMO 可以帮助您比竞争对手成长得更快。

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