现在全球正进入一个全新的时代,不论是工作场域或是工时长短,皆打破既有框架,不只赋予人们对于工作模式有了更多的想像。

一直以来,周休二日是大家熟悉不过的工作模式,但全球正进入一个全新的时代,不论是工作场域或是工时长短,皆打破既有框架,赋予人们对于工作模式有了更多的想像。埃森哲的调查指出,63% 的高成长公司已采用「随时随地」提高生产力的工作模式,Dropbox 的一份调查也发现,给予员工调配工作时间的弹性选择,更能有效提高员工的生产力及快乐程度。

弹性工作效率差? Dropbox:打破传统工作框架,可为企业和员工带来双赢插图


图/ Dropbox

然而,不再硬性采用每周40 小时的基本工时后,面对进办公室实体办公、远距办公抑或是结合两种的混合办公模式难题,多数企业在此转换期间,尚未完善地建立好能够因应新型态弹性工作模式的对策。来自世界各地的企业领导者和主管们,也正试图找寻一个能让团队更加专注于工作本身、同时亦能保持良好工作成效的平衡点,借以形塑专注、结果导向的工作模式。

拥抱弹性工作,员工须着重提升自我效率

为了确保团队中每位成员对于工作有一致的掌握度,清晰明了与有效率的沟通,是左右非同步沟通顺畅度的重要因素。尤其,当大多数沟通和互动皆仰赖萤幕与文字作为沟通媒介时,较难避免产生误解,这时清晰与包容的态度将有助于减缓隔着冰冷萤幕所造成的摩擦。转向非同步的沟通方式,不仅能大幅减少不必要的会议,同时也将更多的时间归还给员工,让员工能更有效的管理及运用自己的时间。

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Dropbox 2022 年第二季度进行的员工调查显示,超过四分之三的员工认为在「虚拟优先」(Virtual First)的工作环境下比较能够维持工作与生活的平衡,也有78% 的员工认为在此环境下工作,更能有效提升生产力。

当员工拥有时间管理、决策和同时处理多项任务的能力时,如何重拾遗失的专注力将是实行弹性工作的关键之一。为了能更好的集中注意力,建议员工可以善用以下几种方法排出事情的优先顺序,更聪明地规划一天的行程:


1.精简待办事项清单:训练自己一次专注在一个目标上,并为该目标订定详细步骤。


2.极大化早晨的时间:将需要动脑思考的工作安排于思绪最清晰的晨间进行,极大化自己精力充沛的时间,再弹性调整其他工作顺序。


3.集中处理琐碎的事项:当你在执行一项重要的工作项目时,时常会被杂事和电子邮件打断,建议应预先空出一段时间,一并处理这些零碎的小项目,使自己在不受干扰的状况下,进行更多需要思考及创造性的工作。

从做中学,高度的弹性将为企业和员工带来双赢

远距办公或混合模式为雇主带来的另个困扰是,无法「看」到并掌握员工上班的情况,这种时候,「信任」就成为支撑企业与员工之间实施弹性工作的重要基础。当雇主与员工彼此建立充足的信任,这将产生共同的连结并激荡出良好的化学效应,让双方能在安心、舒适的状态下完成工作。

Dropbox 身为远距工作的领头羊之一,为了确保员工在不进办公室的状态下也能维持一定水准的工作表现,每年皆会提供员工约7,000 美元的远距办公津贴,可用于育婴补助、健身房会员、或是升级改善家中的办公环境。

此外,远距工作也可能减少同事之间彼此交流的机会,因此Dropbox 设立核心协作时间(Core Collaboration Hours)制度,要求每个团队成员每天有4 小时的时间执行小组会议,透过Dropbox Studio 崭新的工作结构,另外半天则开放员工弹性运用,例如带孩子看医生。经由上述做法,员工能弹性地调整事情的优先顺序,以满足个人的需求、工作习惯及生活品质,同时兼顾具备意义和有影响力的工作。

没有人能预料到2022 年的现在我们仍在与疫情奋战,所有正在适应混合工作模式的企业都需要滚动式调整,这也是必经的过程,正因如此,企业须保持灵活的策略以因应世界的变动,就像是在这条新工作型态的道路上,并没有明确的标记与指引,我们也和大多数企业一样,「从做中学」让我们得以在这条路上继续前行。

对管理者来说,弹性工作意味着将有更多来自世界各地的求职者,如何在各地员工和主管间搭起信任的桥梁,成为实施虚拟优先政策时遇到的挑战之一。Dropbox 透过征才培训课程协助经理人招募远距人才,组织远距团队教导经理人如何有效的在分散式团队中建立员工彼此间的情感连结和团队默契。这对于团队经理人来说是一个全新的体验,与以往在办公室面对面组织团队的模式十分不同。

同时,也提供每位员工多元的工作坊,让他们在弹性工作下能有基础的共识,像是以虚拟的方式进行创意点子的发想、妥善的时间管理、学习专案管理能力到团队间对于核心协作时间的共识。有了这样的沟通和学习后,不论是员工和员工之间的协作、或是员工和主管之间的工作回报,都能让双方更加理解彼此所习惯的工作模式。

倾听员工的需求,透过给予弹性来支持他们,不仅可以振奋工作氛围,也可以让员工感受到被听见、被重视的安心感,这种高度弹性的文化,有助于让未来的工作环境更加完善,更为员工与雇主创造双赢。

做的更好,比做的完美更重要!

当然,没有任何一个想法或工作是完美无缺的,这也正是许多公司与管理阶层认为要达到「做的更好,比做的完美更重要」目标并非易事的原因。

新的工作模式将带来多方面的改变。在弹性工作的模式里,鼓励员工公开分享他们偏好的工作方式与时间管理方法,将有助管理人员创造出更愉快的环境及更高效的工作团队。另一方面,大多数员工在未来势必会优先选择远距和混合工作模式,因此,了解优化策略以改善及应对,将成为影响企业业绩的关键。尽管眼下没有放诸四海皆准的解决方案,但不可否认的是,采取积极、主动的方式来适应及重新调整工作模式,才是较佳的应对策略。

(观点文章呈现多元意见,不代表《数位时代》的立场)

责任编辑:黄翊祯、侯品如

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