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帕金森定律:「愈靠近死线,工作就愈有效率」背后的人性

明明是半天就能完成的任务,不小心却花了两周?当心帕金森定律正在威胁你的生产力。

帕金森定律:「愈靠近死线,工作就愈有效率」背后的人性插图


图片来源:PAKUTASO

帕金森定律对企业与工作人的提醒:

  1. 当可运用的工作时间愈多,效率愈低。

  2. 效率不良的主管,容易造成人浮于事。

  3. 帕金森定律无人能免疫,须刻意对抗。

当你接获一项任务,最关心的是「什么时候要完成」而非「必须花多少时间」时,你很可能将成为帕金森定律(Parkinson’s Law)的受害者。

什么是帕金森定律?由来为何?

帕金森定律最有名的一句话是:「工作总会不断膨胀,直到填满所有可用时间。」(Work expands to fill the time available for its completion.)意即人会不断拖延、分心、增加任务复杂度,直到时间用尽。


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1955年,英国著名的历史学家西里尔・诺斯古德・帕金森(Cyril Northcote Parkinson)在《经济学人》发表了一篇幽默的论文,其中写道:「同样是寄出一封明信片,一个大忙人只要花3分钟,但一位闲来无事的老太太却需要一整天,包含一小时找明信片、半小时找眼镜、一个半小时写卡片、20分钟决定是否要带雨伞出门⋯ ⋯,不自觉就创造了许多无关紧要的支线任务,直到一天结束。」

帕金森举的例子虽然极端,却反映出职场上常见的情况:当一个人可运用的工作时间愈多、效率愈低落;反倒是「死线」当前,愈能高效产出。

帕金森定律:「愈靠近死线,工作就愈有效率」背后的人性插图1

帕金森定律的管理困境

事实上,帕金森定律不只适用于时间管理,在许多面向也都形成了资源浪费。

例如:多数人总是不断堆加电脑里的资料,直到记忆体用罄;专案项目不断扩大,直到资源用罄;财务支出不断增加,直到可用预算耗尽。

总归来说,当人们自觉有余裕时,就不会采取最高效的方式工作。

令人担忧的是,帕金森定律不只影响个人工作绩效,更可能造成组织出现「人浮于事」的现象。

帕金森指出,一位效率不彰的主管通常有3个选项:第一,直接把位子让给更能干的人才;第二,让更能干的人成为左右手;第三,聘用比自己水平低的下属。

不难想像,人为了巩固自己的权力,经常会选择第三条路,导致「二流主管带三流人才」,组织看似不断扩张,却集体浪费时间与资源。

3大解方对抗帕金森定律

帕金森定律之所以是「定律」,代表人受到天性所趋,若没有刻意与之对抗,很容易就会落入陷阱。建议从3大解方着手:

1.简化工作程序,区分轻重缓急

许多人困在不必要的细节中,未必是因为懒散,反而是因为过于「完美主义」,「构思」的时间远高出「行动」,导致工作流程过于复杂。

回想看看,你一天花在写Email、开会、处理文书工作的时间,占了多少比例?

任何事都有轻重缓急,每一件事都倾尽全力,其实是缺乏策略的表现,也容易沦为穷忙。

2.自问「要多长时间」,请他人督促自己

当你接获任务,先不要以「死线」为目标来规划,而是先自行评估:要达成目标,多少时间内才符合效益?你会发现,某些工作应该投资的时间比想像中更少。

估算过后,最重要的是不轻易违背与自己的约定。你可以把时程告诉同事或上司,加大督促自我的力道,避免工作节奏落拍。

3.把大目标拆解成小项目

当目标过于远大,人们很难掌握进程,导致帕金森定律趁虚而入。因此,高效工作者都懂得如何拆解目标、设定可视化的小项目。

举例来说,90天后要上线的新专案,可能涵盖30个小项目、15个关键检核点,当一一拆解出来,定期检视新进度、每周和主管回报,就能按步就班逐步达标。

这么做的关键在于,随时都有近在眼前的目标,让自己保持战斗模式。

没有企业或工作者会乐见时间、资金、人力与脑力浪费,想在高度竞争的商业环境中取胜,即刻起,就要开始有意识地对抗帕金森定律。

原文链接:https://nownexts.com/parkinsons-law-the-closer-you-get-to-the-dead-line-the.html,转载请注明出处。
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