大型且复杂的专案让你苦恼吗?善用计画评核工具PERT,就能一目了然专案的时间轴与关联事件,帮你解决剪不断理还乱的专案困境。

专案突发状况多? PERT工具帮你列出3种时程:乐观、悲观、最有可能时间插图

读完这篇文章,你可以学到的三件事:

  1. PERT是一套由美国海军特殊专案办公室在1950年代开始使用的专案工具。
  2. 能适用于大型且复杂的专案,透过视觉化细项任务,可精准评估所需时间。
  3. 同为专案管理工具的CPM,则适用于不确定性较低的专案。

什么是PERT计画评核术?

PERT(Program Evaluation and Review Technique),中文翻成「计画评估与查核技术」,最早是源自美国海军特殊专案办公室。

它的厉害之处在于将具有高度风险及不确定性的专案,透过分解并视觉化来展开每个关键步骤,以利专案负责人能精准掌握专案的执行时间与品质。

PERT实际操作上,会有许多圆形、矩形所组成的「节点」(nodes),分别代表每项任务开始或完成。节点之间,则用线条或箭头连接在一起,可看出彼此的顺序,例如:专案A和专案B透过箭头连在一起,且箭头是从专案A指向专案B,就代表须先完成专案A ,才能开始进行专案B。

计算各项任务的完成时间时,PERT会分别列出「乐观时间」、「最有可能时间」、「悲观时间」,经计算加权平均值后,能得到答案,以确保如期完成,尽管中途可能会有突发状况,也不会造成过多延迟。

PERT的3个关键参数

使用PERT,须先掌握3个关键参数:

1. 事件(Events):

列出专案中有既定完成时间的事件,通常代表一个特定成果或目标。例如:社群粉丝数达1万人,或专案完成度达一半,通常以圆圈或矩形表示。

2. 活动(Activities):

盘点专案中需完成的具体工作。每项工作都需有清楚的起迄时间,及对应的资源与工作量,可以是单一任务,或是系列相关的子任务。通常以箭头或线条来表示。

3. 关键路径(Critical path):

指专案中占最长时间的连续活动,会直接影响专案的整体时间,当关键路径延迟时,就会拖延专案的完成时间。

PERT与CPM(要径法)有何不同?

另一个常被相提并论的专案管理工具是CPM(Critical Path Method),又称关键路径法,两者虽然都用于控管专案,却有三个实质上的差异。

差异一: 适用于不同专案类型

PERT适用于大型、复杂、具高度不确定性的专案;CPM则常用于单一任务,侧重于估算一次性专案的时间与资源。

差异二:时间估算标准不一

ERT对专案时间估算采取乐观时间、悲观时间、最有可能时间的「三时估计法」,最后加权平均出合理的时间;而CPM采「单时估计」,只给出一个数值,代表活动预期完成时间。

差异三:节点与箭头代表不同意义

PERT跟CPM都是由节点、箭头组成的图表,不过PERT用箭头代表活动,CPM则是以节点代表活动。

规划PERT的5个步骤

要将复杂的大型专案拆解成细小的任务,并订出预计完成时程,听起来很困难,但实际上只要把握以下5个步骤就能做到。

1. 找出活动任务:

列出专案中所有的活动任务,并订出开始和结束时间。

2. 建立网路图:

找出各项活动间的关联性,有些可独立完成,有些则有因果关系,清楚彼此的关联性,就能订出工作排程。

3. 设定活动任务的路径连结:

运用箭头或线条让任务之间的关系变得可视化,订出先后顺序。

4. 估算所需时间和关键路径:

估算专案预计完成的乐观时间、最有可能时间、悲观时间,再将其加权平均后,就可以得出较贴近现实的专案时间目标。

5. 监控和管理专案进度:

监控和管理时,若各项任务的实际完成时间跟预期有落差,就要及时找出延迟的原因,确保整体专案最终能按时完成。

善用PERT技巧,将复杂的专案抽丝剥茧,即便没有丰富的工作经验,也能完成不可能的任务。

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