国际化大公司在会议中如何确保所有参加者都积极参与

1. 创造安全和包容的环境

• 收集匿名反馈,了解员工是否感到舒适,并采取措施改善会议环境。

• 设立轮流担任”挑战者”角色的制度,鼓励员工表达不同观点。

• 密切关注每个人的参与情况,私下与不太积极的员工沟通,了解他们的顾虑。

2. 设计议程并管控时间

• 提前发送详细的会议议程,让参与者有充足的准备时间。

• 为每个议题设置讨论时间,确保会议按时结束。

• 使用技术工具如实时投票等,让会议更具互动性。

3. 利用技术工具

• 选择可靠的视频会议平台,确保音视频质量。

• 使用协作工具如共享文档和实时投票,促进更好的沟通。

• 选择与会议目标和公司技术基础设施相匹配的工具。

4. 采取互动策略

• 使用互动投票、问答环节和小组讨论等方式鼓励参与。

• 采用讲故事和视觉化信息传达的方式吸引注意力。

• 在虚拟会议中使用小组讨论室和数字白板等功能。

5. 重视会后跟进

• 明确行动项、责任人和截止日期,确保讨论转化为可执行的结果。

• 定期检查行动项进展,及时共享会议讨论的资源。

• 收集参与者反馈,不断优化会议策略。

通过创造包容的环境、有效利用技术、采取互动策略并重视会后跟进,国际化大公司能够确保所有参与者都能积极参与会议,提高会议效率和成效。

Citations:

[1] https://bluewatertech.com/how-to-increase-engagement-at-your-next-company-wide-meeting/

[2] https://www.bluebeyondconsulting.com/blog/company-wide-meetings-that-engage-employees-everywhere/

[3] https://fellow.app/blog/leadership/effective-strategies-to-encourage-participation-in-meetings/

[4] https://www.itilite.com/blog/international-business-travel-meetings/

[5] https://www.flowtrace.co/collaboration-blog/6-tips-to-improve-meetings

[6] https://meavo.com/post/effective-strategies-for-engaging-and-involving-all-meeting-participants/

[7] https://commonwealthcommerce.com/planning-a-corporate-meeting-strategies-for-success/

[8] https://www.forbes.com/sites/keithferrazzi/2023/05/30/meeting-shifting-how-the-worlds-top-15-of-teams-unlock-faster-and-bolder-collaboration-and-cut-wasteful-meetings/