你每天花多少时间来管理你的电子邮件? 30分钟还是几个小时?

虽然电子邮件旨在促进沟通,但我怀疑它有时会适得其反,因为我们花了太多时间管理我们的收件箱!例如,想想这些例子:

你有时候会不断点击你的收件箱吗,即使你5分钟前才刚刚检查过它?
你是否每天花很多时间来管理你的电子邮件,比如搜索过去的邮件,分类,整理,删除旧邮件?
你是否经常把电子邮件放在第一位,而不是真正把事情做好?
有没有这样的日子,你花在收件箱里的时间比做正事的时间还多?
在一天结束的时候,电子邮件只是你完成任务的一个工具。以下是一些改善电子邮件管理的小贴士:

改善电子邮件管理的13个小贴士

  1. 每天处理一次邮件

根据 Adobe 公司的一项调查,他们发现美国员工每天总共花费5个小时查看电子邮件,包括个人邮件和工作邮件。[1]

奥普拉最喜欢的组织专家是一位名叫朱莉 · 摩根斯坦(Julie Morgenstern)的女士,她是《早上不要查看电子邮件: 以及其他让你的工作生活运转起来的意外策略》(Never Check Email in the Morning: And Other Un)一书的作者。

根据摩根斯坦的说法,每天早上进办公室的第一件事就是查看邮件,这是有问题的,因为这会产生一种错误的成就感。你回复了40封电子邮件,你觉得自己已经做了很多工作,但实际上,你可能还有一大堆文书工作、会议和电话要打。回复邮件对于你的工作来说是必不可少的,但是它并不总是能为你或者你的公司赚钱。

即使我每天查看邮件好几次,只是为了了解最新情况(以防有什么奇怪的事情发生,比如我的网站宕机或者有紧急请求) ,我也不会马上处理它们。我每天只这样做一次,不管是在一天的开始还是在晚上。

怎么办:
每天留出一段时间来处理你的电子邮件。如果你没有在时间段内完成,第二天继续。优先考虑那些更重要的事情,放弃其他的事情。

如果你处在一个工作级别的位置,你会收到很多时间敏感的电子邮件,你仍然可以把这种做法付诸实践。重点是不要让电子邮件影响你的生活。记住,它是帮助你完成工作的工具,而不是工作本身。

  1. 优先处理20% 的电子邮件; 推迟80%
    不是所有的电子邮件都是一样的。我喜欢80/20法则,因为它适用于我们生活的方方面面,包括电子邮件。80/20法则是指在任何情况下,20% 的输入负责80% 的输出。因此,为了有效,我们应该把重点放在20% 的投入上,这将导致80% 的产出。同样,我们应该关注20% 的高价值的电子邮件,这样才能产生最大的效果。

我的20% 的电子邮件是那些给我的工作下一个突破。它们可以是媒体请求、采访地点、社交机会、商业领导、演讲机会,以及其他能够实现我20% 商业目标的东西。我的20% 的电子邮件还包括对我的工作进行投资的人,比如我的1-1辅导客户,演讲活动,以及购买我的课程和产品的读者。最后但并非最不重要的是,我与好朋友的通信也落在这里。

其他所有东西80% 都要寄出去。

怎么办:
对于20% 的电子邮件,给他们一个重要的优先级。我通常会立即回复他们(特别是如果他们符合 # 9中的1分钟规则) ; 如果不符合,我会在1-3天内回复他们。对于80% 的邮件,我需要更长的时间来回复,有时甚至不回复(见第4点)。

  1. 有一个“ XX 日答复”文件夹
    将需要您回复的邮件归档到“ XX 日回复”文件夹中,其中 XX 是一周中的某一天。

怎么办:
设定每周三天回复电子邮件。我在星期二、星期四和星期六作出回应。这样,每当我收到邮件的时候,我就不会有立即回复的压力。我阅读它,心里承认它,并认为它,直到它的时间回复(平均3-8天从收到邮件)。

你觉得你没有足够的时间吗?

将近50% 的美国人报告说他们觉得“最近没有足够的时间”然而,尽管经常感觉一天中没有足够的时间,许多人还是继续长时间工作,牺牲宝贵的时间与朋友和家人在一起,希望最终赶上他们繁忙的日程表..。

事实上,你一生只有4000个星期,而且可能已经度过了一半!阅读这个免费的书摘要,学习如何停止浪费更多的时间,甚至恢复时间!

  1. 意识到你不需要回复每一封邮件

不管你怎么想,你不需要回复每一封邮件。有时候,一段时间后没有回复也可以被认为是回复本身。

我收到了大量的读者来信,有一段时间,我习惯于回复每一封来信。这对我没有任何帮助。我会花一整天的时间回复邮件,到一天结束的时候,我会筋疲力尽,无法做任何实际的工作。有趣的是,几乎所有我回复的邮件从来没有得到任何形式的回复(甚至没有感谢或感谢) ,即使我后续问题,以帮助他们进一步。

我怀疑一半的邮件没有被阅读,另一半是人们一时冲动发出的邮件,回复并不重要。不管怎样,我已经意识到把时间用在更高价值的任务上会更有效率,比如做高价值和内容丰富的产品,支持我的1-1辅导客户,新项目,写新文章。

怎么办:
不要过分强调回复每一封邮件。如果有帮助就回复,但是如果回复的成本不超过收益,那么也许就不值得担心了。顺其自然吧,时间会证明一切的。

  1. 如果经常发送类似的回复,则创建模板回复
    如果你仔细检查你的发送文件夹,你可能会发现一个趋势,你回复的东西。我在我的网站上收到的邮件通常可以分为为数不多的几类:

反馈/感谢信
1-1教练
对书籍/产品评论的要求
说话询问
其他
对于第一点和第二点,我使用事先编写好的模板,并在回复中使用。当我回复时,我会相应地定制它们以适应原始邮件的需要。与过去我从头开始打电子邮件相比,这节省了我大量的时间。

怎么办:
查看您的电子邮件回复,并编写不同的模板,以便随时可用。

只阅读相关的电子邮件
我订阅了一些时事通讯,比如关于健身、自助、博客和商业的,但是我没有阅读他们发送的所有电子邮件。我也不会删除它们,因为我知道它们有价值的信息。相反,我设置 Gmail 将它们自动归档到不同的标签(文件夹)。

博客邮件被存档到 Blog 文件夹; 健康邮件被存档到 health & fit 文件夹,等等。到目前为止,我大概有30个文件夹。我只有在想了解更多关于这个主题的信息时才读它们。

怎么办:
你不需要阅读每一封邮件,选择和你相关的。

把你的电子邮件分类
文件夹(或者标签,如果你使用 Gmail 的话)可以帮助你整理你的电子邮件。首先,为你正在做的事情使用一个相关的命名系统。如果你现在最优先考虑的事情是写一本书和减肥,那么就把你的文件夹命名为这样的文件夹。其次,使用层次结构。

怎么办:
第一级文件夹用于大类别,第二级文件夹用于子类别,依此类推。例如,“管理”作为一级文件夹,“备份”、“会计”、“帐户”等作为二级文件夹。如果需要,我有三级文件夹进一步分割他们。Gmail 有一个插件可以让你使用不同的层标签(设置 > 实验室 > 嵌套标签)

使用过滤器(# 8)将邮件组织到文件夹中会自动产生奇迹。

  1. 使用过滤器
    目前,我的 Gmail 有大约20个不同的过滤器,用于不同的电子邮件地址、主题标题、正文等等。根据过滤器的不同,邮件将自动排序到相应的文件夹/存档。这样可以最小化我需要执行的管理操作的数量。

怎么办:
过滤器是帮助您在邮件进入您的邮件时自动进行分类的工具。一个过滤器需要两个基本的东西——要注意的术语和匹配该术语时应用的操作。

  1. 回复时使用1分钟原则
    如果需要在1分钟内回复,立即回复并存档。别让它在你的信箱里放太久。这将需要更多的努力,让它在你的脑海中盘旋,并不断提醒你需要回复。

怎么办:
回复时要遵守1分钟的时间框架,这样就不会超过需要的时间。这有助于我在短时间内清理大批量的邮件。

  1. 设定时间限制
    超过1分钟规则,限制你在收件箱中花费的总时间。下次你查看邮件的时候,自己计时。看看处理、阅读、回复和整理邮件需要多长时间。然后问问你自己,有多少时间是值得花费的。很有可能,大部分都毫无意义。

有时,你会收到长得惊人的电子邮件。对于这些邮件,浏览一遍,看看是否有任何与你相关的东西,然后相应地处理它们。

怎么办:
如果需要回复(并使用1分钟规则) ; 如果不打算回复,则将其存档。如果你打算回复,不要因为对方写了一封很长的邮件,就觉得有必要回复一封很长的邮件。你最不想看到的就是交换论文的电子邮件,这会在不经意间让你掉进电子邮件的黑洞。登录到你的收件箱,做你需要做的事情,然后马上离开。

为任务设定时间限制可以让我们更专注于任务,更好地利用时间

  1. (无情地)取消订阅你不读的东西
    当你在网上闲逛的时候,你可能会因为一时的冲动而注册相当一部分的时事通讯和订阅,然后你就失去了兴趣。如果你发现自己不断地从订阅中删除邮件,那么你应该马上取消订阅。

怎么办:
在一周内设定一个指定的时间,筛选你的收件箱,以便取消订阅。

  1. 使用键盘快捷键
    你应该养成使用快捷键的习惯,至少在信息技术领域是这样。通过这样做,你将节省大量的时间在电子邮件,可以利用这些时间做一些创造性的事情。

怎么办:
如果你想写一封电子邮件而不想点击那个复写按钮,只需点击相应的快捷键,这将会起到神奇的作用。

  1. 即时通讯比电子邮件更好
    你可能会说我推荐即时通讯(IM)而不是专业邮件是不专业的。但是,如果发送即时通讯可以省去发送长邮件的麻烦,那不是更好吗?

怎么办:
如果有人主动向你寻求一些帮助,有时即时通讯比正式的电子邮件更合适。谷歌有这个功能,它的电子邮箱。

有效管理电子邮件的简单技巧

创建模板回复: 如果你经常在几乎每封电子邮件中发送相同类型的回复,那么为你的回复创建一个模板,所以你只需要复制粘贴它并做一些小的调整。
每天处理一次邮件: 设定一个特定的时间来查看邮件,尽量不要把它作为一天中的第一项任务。
将你的电子邮件分类: 首先,对你正在做的事情使用相关的命名系统。其次,使用层次结构; 第一级文件夹用于大类别,第二级文件夹用于子类别,依此类推。
优先处理20% 的电子邮件; 推迟80% : 对于20% 的电子邮件,给他们一个重要的优先级。立即回复他们(特别是如果他们符合1分钟规则) ; 如果没有,在1-3天内找到他们。对于80% 的邮件,在接下来的几天内决定是回复还是收到。
意识到你不需要回复每一封邮件: 不要过分强调回复每一封邮件。如果有帮助就回复,但是如果回复的成本不超过收益,那么也许就不值得担心了。顺其自然吧,时间会证明一切的。
遗言
每天浏览电子邮件会消耗掉你大量的时间。然而,通过尝试上面提到的技巧,你可以有效地管理你的电子邮件,节省不必要的时间,你浪费在浏览它们,并投资在更有成效的事情上的时间。

图片来源: Sigmund via unsplash.com

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