你每天花多少时间来管理你的电子邮件? 30分钟还是几个小时？
虽然电子邮件旨在促进沟通，但我怀疑它有时会适得其反，因为我们花了太多时间管理我们的收件箱！例如，想想这些例子:
你有时候会不断点击你的收件箱吗，即使你5分钟前才刚刚检查过它？
你是否每天花很多时间来管理你的电子邮件，比如搜索过去的邮件，分类，整理，删除旧邮件？
你是否经常把电子邮件放在第一位，而不是真正把事情做好？
有没有这样的日子，你花在收件箱里的时间比做正事的时间还多？
在一天结束的时候，电子邮件只是你完成任务的一个工具。以下是一些改善电子邮件管理的小贴士:
改善电子邮件管理的13个小贴士
- 每天处理一次邮件
根据 Adobe 公司的一项调查，他们发现美国员工每天总共花费5个小时查看电子邮件，包括个人邮件和工作邮件。[1]
奥普拉最喜欢的组织专家是一位名叫朱莉 · 摩根斯坦(Julie Morgenstern)的女士，她是《早上不要查看电子邮件: 以及其他让你的工作生活运转起来的意外策略》(Never Check Email in the Morning: And Other Un)一书的作者。
根据摩根斯坦的说法，每天早上进办公室的第一件事就是查看邮件，这是有问题的，因为这会产生一种错误的成就感。你回复了40封电子邮件，你觉得自己已经做了很多工作，但实际上，你可能还有一大堆文书工作、会议和电话要打。回复邮件对于你的工作来说是必不可少的，但是它并不总是能为你或者你的公司赚钱。
即使我每天查看邮件好几次，只是为了了解最新情况(以防有什么奇怪的事情发生，比如我的网站宕机或者有紧急请求) ，我也不会马上处理它们。我每天只这样做一次，不管是在一天的开始还是在晚上。
怎么办:
每天留出一段时间来处理你的电子邮件。如果你没有在时间段内完成，第二天继续。优先考虑那些更重要的事情，放弃其他的事情。
如果你处在一个工作级别的位置，你会收到很多时间敏感的电子邮件，你仍然可以把这种做法付诸实践。重点是不要让电子邮件影响你的生活。记住，它是帮助你完成工作的工具，而不是工作本身。
- 优先处理20% 的电子邮件; 推迟80%
不是所有的电子邮件都是一样的。我喜欢80/20法则，因为它适用于我们生活的方方面面，包括电子邮件。80/20法则是指在任何情况下，20% 的输入负责80% 的输出。因此，为了有效，我们应该把重点放在20% 的投入上，这将导致80% 的产出。同样，我们应该关注20% 的高价值的电子邮件，这样才能产生最大的效果。
我的20% 的电子邮件是那些给我的工作下一个突破。它们可以是媒体请求、采访地点、社交机会、商业领导、演讲机会，以及其他能够实现我20% 商业目标的东西。我的20% 的电子邮件还包括对我的工作进行投资的人，比如我的1-1辅导客户，演讲活动，以及购买我的课程和产品的读者。最后但并非最不重要的是，我与好朋友的通信也落在这里。
其他所有东西80% 都要寄出去。
怎么办:
对于20% 的电子邮件，给他们一个重要的优先级。我通常会立即回复他们(特别是如果他们符合 # 9中的1分钟规则) ; 如果不符合，我会在1-3天内回复他们。对于80% 的邮件，我需要更长的时间来回复，有时甚至不回复(见第4点)。
- 有一个“ XX 日答复”文件夹
将需要您回复的邮件归档到“ XX 日回复”文件夹中，其中 XX 是一周中的某一天。
怎么办:
设定每周三天回复电子邮件。我在星期二、星期四和星期六作出回应。这样，每当我收到邮件的时候，我就不会有立即回复的压力。我阅读它，心里承认它，并认为它，直到它的时间回复(平均3-8天从收到邮件)。
你觉得你没有足够的时间吗？
将近50% 的美国人报告说他们觉得“最近没有足够的时间”然而，尽管经常感觉一天中没有足够的时间，许多人还是继续长时间工作，牺牲宝贵的时间与朋友和家人在一起，希望最终赶上他们繁忙的日程表..。
事实上，你一生只有4000个星期，而且可能已经度过了一半！阅读这个免费的书摘要，学习如何停止浪费更多的时间，甚至恢复时间！
- 意识到你不需要回复每一封邮件
不管你怎么想，你不需要回复每一封邮件。有时候，一段时间后没有回复也可以被认为是回复本身。
我收到了大量的读者来信，有一段时间，我习惯于回复每一封来信。这对我没有任何帮助。我会花一整天的时间回复邮件，到一天结束的时候，我会筋疲力尽，无法做任何实际的工作。有趣的是，几乎所有我回复的邮件从来没有得到任何形式的回复(甚至没有感谢或感谢) ，即使我后续问题，以帮助他们进一步。
我怀疑一半的邮件没有被阅读，另一半是人们一时冲动发出的邮件，回复并不重要。不管怎样，我已经意识到把时间用在更高价值的任务上会更有效率，比如做高价值和内容丰富的产品，支持我的1-1辅导客户，新项目，写新文章。
怎么办:
不要过分强调回复每一封邮件。如果有帮助就回复，但是如果回复的成本不超过收益，那么也许就不值得担心了。顺其自然吧，时间会证明一切的。
- 如果经常发送类似的回复，则创建模板回复
如果你仔细检查你的发送文件夹，你可能会发现一个趋势，你回复的东西。我在我的网站上收到的邮件通常可以分为为数不多的几类:
反馈/感谢信
1-1教练
对书籍/产品评论的要求
说话询问
其他
对于第一点和第二点，我使用事先编写好的模板，并在回复中使用。当我回复时，我会相应地定制它们以适应原始邮件的需要。与过去我从头开始打电子邮件相比，这节省了我大量的时间。
怎么办:
查看您的电子邮件回复，并编写不同的模板，以便随时可用。
只阅读相关的电子邮件
我订阅了一些时事通讯，比如关于健身、自助、博客和商业的，但是我没有阅读他们发送的所有电子邮件。我也不会删除它们，因为我知道它们有价值的信息。相反，我设置 Gmail 将它们自动归档到不同的标签(文件夹)。
博客邮件被存档到 Blog 文件夹; 健康邮件被存档到 health & fit 文件夹，等等。到目前为止，我大概有30个文件夹。我只有在想了解更多关于这个主题的信息时才读它们。
怎么办:
你不需要阅读每一封邮件，选择和你相关的。
把你的电子邮件分类
文件夹(或者标签，如果你使用 Gmail 的话)可以帮助你整理你的电子邮件。首先，为你正在做的事情使用一个相关的命名系统。如果你现在最优先考虑的事情是写一本书和减肥，那么就把你的文件夹命名为这样的文件夹。其次，使用层次结构。
怎么办:
第一级文件夹用于大类别，第二级文件夹用于子类别，依此类推。例如，“管理”作为一级文件夹，“备份”、“会计”、“帐户”等作为二级文件夹。如果需要，我有三级文件夹进一步分割他们。Gmail 有一个插件可以让你使用不同的层标签(设置 > 实验室 > 嵌套标签)
使用过滤器(# 8)将邮件组织到文件夹中会自动产生奇迹。
- 使用过滤器
目前，我的 Gmail 有大约20个不同的过滤器，用于不同的电子邮件地址、主题标题、正文等等。根据过滤器的不同，邮件将自动排序到相应的文件夹/存档。这样可以最小化我需要执行的管理操作的数量。
怎么办:
过滤器是帮助您在邮件进入您的邮件时自动进行分类的工具。一个过滤器需要两个基本的东西——要注意的术语和匹配该术语时应用的操作。
- 回复时使用1分钟原则
如果需要在1分钟内回复，立即回复并存档。别让它在你的信箱里放太久。这将需要更多的努力，让它在你的脑海中盘旋，并不断提醒你需要回复。
怎么办:
回复时要遵守1分钟的时间框架，这样就不会超过需要的时间。这有助于我在短时间内清理大批量的邮件。
- 设定时间限制
超过1分钟规则，限制你在收件箱中花费的总时间。下次你查看邮件的时候，自己计时。看看处理、阅读、回复和整理邮件需要多长时间。然后问问你自己，有多少时间是值得花费的。很有可能，大部分都毫无意义。
有时，你会收到长得惊人的电子邮件。对于这些邮件，浏览一遍，看看是否有任何与你相关的东西，然后相应地处理它们。
怎么办:
如果需要回复(并使用1分钟规则) ; 如果不打算回复，则将其存档。如果你打算回复，不要因为对方写了一封很长的邮件，就觉得有必要回复一封很长的邮件。你最不想看到的就是交换论文的电子邮件，这会在不经意间让你掉进电子邮件的黑洞。登录到你的收件箱，做你需要做的事情，然后马上离开。
为任务设定时间限制可以让我们更专注于任务，更好地利用时间
- (无情地)取消订阅你不读的东西
当你在网上闲逛的时候，你可能会因为一时的冲动而注册相当一部分的时事通讯和订阅，然后你就失去了兴趣。如果你发现自己不断地从订阅中删除邮件，那么你应该马上取消订阅。
怎么办:
在一周内设定一个指定的时间，筛选你的收件箱，以便取消订阅。
- 使用键盘快捷键
你应该养成使用快捷键的习惯，至少在信息技术领域是这样。通过这样做，你将节省大量的时间在电子邮件，可以利用这些时间做一些创造性的事情。
怎么办:
如果你想写一封电子邮件而不想点击那个复写按钮，只需点击相应的快捷键，这将会起到神奇的作用。
- 即时通讯比电子邮件更好
你可能会说我推荐即时通讯(IM)而不是专业邮件是不专业的。但是，如果发送即时通讯可以省去发送长邮件的麻烦，那不是更好吗？
怎么办:
如果有人主动向你寻求一些帮助，有时即时通讯比正式的电子邮件更合适。谷歌有这个功能，它的电子邮箱。
有效管理电子邮件的简单技巧
创建模板回复: 如果你经常在几乎每封电子邮件中发送相同类型的回复，那么为你的回复创建一个模板，所以你只需要复制粘贴它并做一些小的调整。
每天处理一次邮件: 设定一个特定的时间来查看邮件，尽量不要把它作为一天中的第一项任务。
将你的电子邮件分类: 首先，对你正在做的事情使用相关的命名系统。其次，使用层次结构; 第一级文件夹用于大类别，第二级文件夹用于子类别，依此类推。
优先处理20% 的电子邮件; 推迟80% : 对于20% 的电子邮件，给他们一个重要的优先级。立即回复他们(特别是如果他们符合1分钟规则) ; 如果没有，在1-3天内找到他们。对于80% 的邮件，在接下来的几天内决定是回复还是收到。
意识到你不需要回复每一封邮件: 不要过分强调回复每一封邮件。如果有帮助就回复，但是如果回复的成本不超过收益，那么也许就不值得担心了。顺其自然吧，时间会证明一切的。
遗言
每天浏览电子邮件会消耗掉你大量的时间。然而，通过尝试上面提到的技巧，你可以有效地管理你的电子邮件，节省不必要的时间，你浪费在浏览它们，并投资在更有成效的事情上的时间。
图片来源: Sigmund via unsplash.com
