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如何提高远程会议和演示效率?从扮演好主持、出席和介绍者角色开始


2020年初,冠状病毒改变了许多人的工作方式。取消了面对面的交流,进来的是远程会议和在家工作。大型会议和活动几乎在一夜之间被取消或变成了虚拟的。突然之间,我们都不得不学习新的技能,参加并在远程会议上发表演讲。

对许多人来说,这是一个巨大的机会。这意味着不必为了工作而出差,消除压力。有些人可能已经要求远程工作了一段时间,并且已经接受了这种体验,以及它所提供的额外灵活性。

我们似乎不太可能完全回到这样一个世界: 我们只能面对面地举行商务会议,或者有这么多人在市中心的办公室工作。我们已经逐渐认识到,并非所有的商务旅行都是必要的。然而,这意味着知道如何在远程会议上运行和演示现在已经成为一项基本技能。


在远程会议中有三个主要角色: 主持、出席和陈述。

  • 主持人是会议的“拥有者”: 他负责组织会议,控制与会者发言或参与的能力,并结束会议。他们还将决定会议所使用的平台(见方框)。

  • 与会者包括参加会议的每一个人,他们可以观看、聆听,也可以积极参与。

  • 演讲者是那些在会议上做演讲的人。

主持远程会议

主持人在远程会议中拥有相当大的权力——类似于面对面会议中的主持人。他们可以选择要使用的软件(见方框) ,也可以在任何特定时间控制谁说话。

主持人还为会议制定规则。

特别是在工作场合,组织可能会提出这些要求。然而,这取决于主持人事先提醒大家的期望。在邀请邮件中,他们应该列出任何关于着装要求或其他限制的规定。这可能包括,例如,不使用一个视频会议的卧室,或要求每个人保持他们的麦克风静音,除非他们被要求发言。

远程会议软件


有一系列的软件和应用程序可用于运行远程会议。一些流行的选择包括 Skype,Zoom,和 Google Hangouts Meet。

所有这些都有优点和缺点。

作为主办方,重要的是:

  • 选择一个你觉得舒服的应用。特别是,您需要了解安全选项,以及如果发生任何不幸事件并且您以任何方式“门崩溃”时如何关闭它。
  • 确保每个人都知道你要用什么,以及如何使用它。如果有必要,提供一个指南或网页,使人们知道如何访问软件,并可以提前下载。

重要的是要记住,远程会议比面对面会议更难让每个人集中注意力。

每个人都不得不更加努力地学习肢体语言和其他非语言的线索,所以参加远程会议更加累人。作为主持人,会议尽量简短。

你可以做一些事情来帮助我们。例如,你可以要求与会者告诉你他们是否对某个议程项目特别感兴趣,这样你就知道要求他们就此发言。这样就避免了等待视觉提示。

变焦疲劳


在英国冠状病毒封锁的早期,有很多关于学校和工作场所期待孩子和成年人整天在 Zoom 或其他视频会议平台上的故事。

社交媒体上充斥着人们在一天结束时报告疲惫的消息,这种现象被称为“变焦疲劳”。

幸运的是,改编很快就完成了,因为每个人都意识到数字会议不同于坐在教室里或者开一整天的会议。

但是为什么不呢?

事实证明,在电子会议中,你需要更加集中注意力。这确实更累人,因为你不得不更多地关注其他人来学习肢体语言和其他非语言交流。你可以看到他们很少,当有很多人的时候,这就更难了。

事实证明,为什么 Zoom 的免费账户限制是40分钟,这是一个很好的理由: 因为它对于大多数用途来说足够长了。


参加远程会议

在参加所有与会者,包括主持人和任何发言人的远程会议之前,有许多问题需要考虑。其中包括:

  • 选择合适的地点

    你应该选择一个安静的房间,远离其他家庭成员。它还需要有一个良好的互联网连接ーー所以要避免使用离无线路由器太远的任何地方,除非你家里有足够的支持器。你还需要考虑你将坐在哪里。最好是有自然光,但不要直接在你身后,因为这样更难看到你的脸。

    关于背景的一句话


    这是值得思考的背后是什么在你的相机镜头,因为每个人都会看到它。有一面透明的墙壁是很好的,书架也是一样(尽管你可能想要考虑人们会看到什么样的书)。

    有些应用程序允许你设置一个虚拟的背景。然而,这可能需要一个“绿色屏幕”,如果没有绿色屏幕,效果可能不太理想。

  • 设置技术

    如果你打算使用相机,而不仅仅是音频,确保你的相机与你的眼睛处于同一水平线。这看起来更自然。提前检查你的音频和视频(许多应用程序在你连接的时候会这样做) ,除非你在说话,否则静音麦克风,以免打断其他扬声器。

  • 排除干扰

    记住,你会被会议主持人和其他与会者看到。拿出你的手机,或者至少把它调成静音,这样你就不会被通知分心了。

事先准备和计划

和任何会议一样,提前准备是很重要的。事实上,在远程会议中,准备可能更为重要,因为你可能只有一次机会发言。

看看议程,想想你想要表达的观点。尽可能地精简它们,以避免浪费任何人的时间。

如果你有几个重要的观点,提前给主人发电子邮件是值得的。告诉他们你想说什么和为什么,这样他们就会知道在会议上拜访你。


在远程会议上发言

远距离展示是一门艺术。这和亲自演讲完全不一样,值得提前思考。这些想法会有所帮助。

  • 首先,缩短你的演讲,其次,再缩短一次。

    在远程演示中,很难保持人们的注意力。最好的选择是尽可能缩短演示文稿,特别是减少幻灯片的数量。你的目标应该是只有少数几个要点,然后尽量简短。

  • 为失去联系的人准备至少5分钟的应急时间

    这很烦人,但是在远程会议期间就会发生: 人们失去了连接,并且错过了一点,你不得不再次检查。把这段时间花在问题上,确保还有时间回答问题。

  • 让你的演讲具有互动性

    如果你能使你的演讲具有互动性,人们就更容易集中注意力。您可以使用工具向会话中添加简短的问卷,或者暂停并提出问题。定期提供提问的机会也是有益的,而不是等到最后。

    给人们足够的时间来回复


    在远程会议上,人们通常需要更长的时间才能开始发言,因为他们想确保自己没有打断别人的谈话。

    因此,在你开始说话之前,允许比你通常预期的更长的停顿时间可能是有帮助的。最后还有一点值得明确检查,那就是没有其他人有任何问题。

  • 像其他与会者一样,提前准备好你的技术

    选择你的位置,确保它是安静的,并建立你的背景。打开任何幻灯片,准备分享,并知道如何提前做到这一点。

    如果你要做很多远程演示,也许值得投资一个单独的桌面麦克风,而不是依赖于笔记本电脑或个人电脑上的一个。声音的质量会更好。使用耳机可以作为一个临时的解决方案。

  • 在你开始之前,关闭你电脑上的其他窗口

    在演示过程中,你可能需要在应用程序之间移动。确保在开始演示之前,关闭不会使用的窗口,不会无意中显示您正在浏览的内容或您最新的(机密的)报告。

  • 在演讲过程中,记住你是在镜头前

    在会议上,你很可能与其他与会者至少有一米的距离(在一个大型演讲中更多) ,但与此不同的是,你真的离你的相机很近。摄像机会聚焦在你的脸和头上,你需要看着它,而不是你的显示器,或你的笔记。

    此外,你的手会比平时少露出来,但你的面部表情会更明显。因此,你需要考虑你的身体语言和其他非语言交流,并确保它是尽可能有效的。

    想了解更多,请看我们关于非语言交流的网页。

  • 之后分享你的演讲

    这一点始终很重要ーー但如果是在远程会议上,人们可能已经失去了联系,而又不愿说出来,那就更重要了。

最后一句话

参加远程会议,包括在会议上发表演讲,和亲自参加是不一样的。你必须更加集中注意力,这很累人。他们是艰苦的工作。作为与会者,尤其是作为主持人或演讲者,你有责任让每个人都能更容易地参与进来。使用本页的建议将有助于您这样做。

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