每天工作被打斷20次心很累?4招教你避開職場上的「時間小偷」
讀完這篇文章,你可以學到什麼:
- 適時檢討自己的時間安排,排除不必要的會面、把瑣事集中處理,剩下的時間就能專心的用在當前最重要的目標上了。
- 當你需要專心時,關掉信箱、LINE和手機,效果可能比你想像的還好。
- 面對突如其來的事,可以告訴對方,「給我幾分鐘」,然後將手邊的事做到一個段落,再開始處理下一件事。
《哈佛商業評論》(HBR)2020年的最新調查顯示,工作人平均每天會被打斷20次以上。而加州大學爾灣分校(University of California, Irvine)早在2015年就已經發現,每當被打斷之後,一個人平均得花 23 分15秒才能將注意力集中。換句話說,如果一天工作8小時,那麼每被打斷一次,就會耗掉你二十分之一的時間。所以難怪別人都能按時下班,但是你卻得加班才能做完。
當然,這不是要你天天說「不」,當個難相處的同事。但是,既然知道專心那麼難,時間又那麼寶貴,是不是該找出一些遊戲規則,避免自己的工作不斷被打斷(interruption),讓同事、客戶或長官變成不斷耗你時間的「時間小偷」(time bandit)?
方法1:建立無干擾時間表
心理學家研究發現,一個人的集中力最多可以維持40分鐘,再加上先前準備的20分鐘,也就是一個小時的「專心時間」。回想一下還在念書的時候,一堂課是不是大概50分鐘?這就不難理解為什麼要有10分鐘下課的空檔了。
而對工作人來說,如果每天能夠畫出2~3次的「無干擾時段」,相信你的工作就能變得更有效率。
商業雜誌《Fast Company》指出,每個工作人都應該適時檢討自己的時間安排,排除不必要的會面,不必要的拜訪,或是把每天的瑣事集中一個時段處理,剩下的時間就能專心的用在當前最重要的目標上了。
方法2:建立互不打擾默契
顧問公司Alliance Work Partners建議,最好以明顯的標識,告知同事或上司,「我正處於工作模式」,比如每天上午的10~11點,都謝絕談話,有事請11點過後再來。
當然,相對的,其他同事也有不被打擾的權利,因此,在說出「不好意思,可以打擾一下」之前,先觀察一下對方的狀態,如果確定對方不是正在全心全意地處理手上的案子,那就可以稍微打斷對方,問你想問的事。
(責任編輯 / 廖婉書)