演说并非天份,从心理学的角度告诉你如何打造高效简报,从此上台不再说废话。

好的简报,背后是一场心理学! 4P步骤,让观众愿意专心听你说插图


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简报的最终目的,是说服听众

一个成功的简报会让听众改变想法,并且愿意去行动。

简报或者演讲说穿了,就是要把自己脑袋里的东西,放进别人脑袋里。可是,简报最终的目的是什么? 其实就是要让目标群众产生行动或者改变行为。 如果你的听众听完一场简报演讲,却还是不知道该如何实行,或听完后什么事也没有改变,那为什么要花时间去演讲?

我们后续会介绍「描述型简报」「说服型简报」,即使描述型简报是聚焦在呈现一个概念或想法,那也是替往后的改变埋下种子。

以心理学的角度来看,当你描述完一件事、为听众的脑袋埋下正确观念后,对方虽不一定会马上产生行动,但若遇到和他切身相关的事,他就会想起你曾经讲述的内容,那么你就成功了。想想以前在学校,接收了那么多课本上的资讯,就像接收了许多描述型简报的内容,你常常会觉得已经掌握了九成知识,只剩下一成还没想通,但最后让你打通任督二脉的,也往往是生活中某个不经意的事件。

不同于描述型简报,说服型简报的目的性往往比较强烈,就是要让听众做出某个决定、产生某个行动,所以在简报演讲的过程,最理想的状况,就是听众听过你的简报后,能从一开始的状态,提升到更高的程度,或者做出某个你预期的改变,如果没有花时间在这里下功夫,所有的简报演讲都是讲爽的。

我曾听过某间大公司的业务,每次出门做完提案简报回办公室时,总是大肆宣扬自己讲得多流畅、对方主管多么有兴趣、合作的机会很高……等,然后每月、每季与每年业绩检讨时,却总是挂零,接着业务会继续提出许多改善方案,然后简报也讲得天花乱坠,殊不知与会人员的耐心与意识也摇摇欲坠,他讲得很爽,但老板以及合作团队很不愉快,而且没有人被简报说服。

简报演讲就是「讯息传递」的过程

简报演讲其实就是「讯息传递」的过程,无论是埋下一个概念种子到听众的脑袋,让日后比较容易说服他们产生行动,或是要让听众立即产生反应、采取行动。

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以前开会不用做简报好爽? PPT还没发明前,简报是长这样的…


作者/卢智芳 | 2021-01-20

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上台简报,PowerPoint档案现在已是标准配备。但在1990年前PowerPoint第一个Microsoft Windows版本发行前,大家上台报告的辅助工具是什么?

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在1990年前PowerPoint第一个Microsoft Windows版本发行前,大家上台报告的辅助工具是什么?

如今,它可能只存在于很多4、5、6年级生的记忆中了──当年得先把资料影印或手写在透明投影胶片上,再放上胶片投影机,把上面的资讯投影在大银幕上。结果,每次只要碰到有很多人上台报告的会议,公司影印机前面必定大排长龙,陷入塞车状态。

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PowerPoint有许多便利之处,除了可以做出视听效果俱优的炫目简报外,要翻页、要强调重点、或要导引观众视线,一支遥控器加光笔,就可以满足演讲者所有需求。

反过来说,用透明胶片就显得「阳春」多了,不仅得根据演讲进度一张一张更换投影片,也没有各种多媒体声光音效。讲者若要补充或强调内容时,只能直接用笔在投影胶片上注记。已经印上内容的投影胶片,很难回收再利用,还造成废弃物问题。

不过,PowerPoint并非全无缺点。随着PowerPoint使用愈来愈普遍、衍生出的各种模板与装饰效果愈来愈多,关于简报的主角究竟应该是谁?这问题激起不同观点论战。

多伦多大学的管理学教授比提‧大卫(David Beatty)就指出:简报者应花85%时间准备「说些什么」,至于「如何说」,只需花15%时间。

也有专家认为,PowerPoint的格式造就出各种残缺不全的句子,让演讲者过度将内容「概念化」。至于过度花俏的简报格式,则让观众把注意力全放在简报样式上,却忽略了演讲者真正要讲的内容与神情。


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在英文中,甚至出现了“Death by PowerPoint”这个措辞,来描述所谓的「烂简报」。

烂简报的类型包括:

●页数过多或过于冗长的简报。


●讲者只是把简报内容念一遍,这样等于放给观众自己看就可以了。


●过度装饰,让人眼花撩乱却不知道重点究竟为何的简报。


●简报上的字太多太小,黑压压一片,让人难以一眼掌握。

PowerPoint的兴起,带动了一种新的沟通模式和文化。在诸多有关PowerPoint的教战守则仍常踞商管畅销书的当下,回头怀念一下还没有PowerPoint的年代,或许能让我们更着重在沟通的本质──能感动人的沟通,始终是从中传递出的温度、感动与故事,而不是只作为介面的电脑软体。

演讲者扮演讯息传递者, 听众则是讯息接收者。讯息传递的过程, 包含了几个元素:传递者讯息管道解码接收者干扰和回馈也就是简报者(传递者)要让听众了解一些讯息,这些讯息透过某种管道传递出去,例如在简报演讲中是透过口语讲述,如果是透过书信,那文字就是管道;但传递过程的干扰因素很多,所以必须花费心力降低干扰,确保讯息可以顺利传递出去,以及接收者收到没有偏差的讯息。在实际情况中,因为充斥着各种干扰,所以讯息很容易失真,甚至被加油添醋。因此,同一个主题、同样的内容,不同的人就会有不同的诠释方式。

如同前面提过的,简报演讲就是「讯息传递」的过程,这样的历程可以简化为讯息传递者和接收者的「3R」,也就是接收(Receive)、理解(Realize)和反应(Response)。

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讯息传递者或简报者对于某一接收到的讯息,会有他自己的理解,接着他会做出反应,形成自己的立场,可能是支持、不支持或是不表示意见。而这名简报者会透过简报演讲,来让听众产生改变,或做出某个行为。

但听众会不会产生行为的改变,得取决于他所接收到的内容,以及他对这些内容的理解。3R的过程中, 如果一个环节出了问题,就会让整个讯息传递大走钟。例如,明明你讲的是A,听众却出现三种情况:

❶没有接收到,或接收到的是B(俗称没有在听,或是假装在听)。

❷接收到的是A,但理解成B(俗称的误解)。

❸接收到的是A,理解到的也是A,但做出的反应是B(要不是很有实验精神、勇于创新,就是很猪头)。

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成功简报的基本原则:4P模式和LDS法则

那要怎么确定你讲的,和听众接收到的尽可能同步呢?关键的基本原则就是「4P模式」「LDS法则」,虽然乍听之下很像在乱讲,但背后是有心理学原理的,请听我娓娓道来。

要完成一场简报演讲, 很像完成一出舞台剧, 最后要让听众站起来拍手喊安可(让听众愿意去行动),可不是随便把投影片拼拼凑凑就好,至少要经历四个历程,我称之为「4P简报」事前预备(Preparation)、简报呈现(Presentation)、表演诠释(Performance)和沟通说服(Persuasion)。

如果以舞台剧来类比,「事前预备」就是规划剧本(简报演讲主题)、演员名单(通常主角就是你)、观众属性(不同剧本会有主打的族群)。「简报呈现」 就是舞台道具、灯光音效、台步走位等,你总不希望演的是现代剧,服饰却是古装剧吧?「表演诠释」则是如何演出最佳效果、如何和道具搭配让听众身临其境、如何演谁像谁,让人觉得你讲的是可信的。「沟通说服」则是这出舞台剧要呈现的核心信念,你希望听众看完之后,产生什么样的冲击和想法?就像你观看一部电影,总是会从中获得一些启发,然后开始调整自己的行为模式,以达到理想的改变。

而LDS则是拉低赛(台语,意思是没什么事,跟人家哈拉哈拉), 比较适合用在一对一或小型简报里。LDS原则在传递讯息过程中,先直接给予听众架构(Layout),而且你和听众彼此都在察言观色(Look),所以要特别留意对方的神情,以及你自己散发出来的气场。接着向听众说明选择方向以及行动方案(Directions & Do),最后摘要重点(Summary),或者说一个好故事(Story)。

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身为一名专业的临床心理师, 有时看似不正经地在和人哈拉闲聊, 其实就是在搜集讯息以及引导说服。心理师是靠嘴巴吃饭的,你看到的拉低赛都只是表面, 实际在我们内心运作的是「LDS原则」,以及一套和人沟通互动的技巧,而我将会逐一和大家分享这些技巧和方法。

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