32 个时间管理贴士：更少的工作时间，更多的自由时间

时间管理计划

以一个计划开始你的时间管理之旅，将为你未来的习惯打下坚实的基础，从而增加你成功的机会。

技巧 # 1: 创建一个时间审计

首先要做的是: 首先找出你实际花费时间的地方。通常在你认为占用你时间的事情和实际情况之间存在差异。这是因为人类不善于知道任务需要多长时间。

比如说你需要写一封300字的电子邮件。你可能会想: “写电子邮件很简单。不会超过5分钟。”然而，你可能高估了自己的速度，而低估了完成最终目标所需要完成的其他较小的、相关的任务; 校对、监控语言选择和定位电子邮件地址都会增加任务的时间。加上这些，5分钟的电子邮件实际上可以花费你20分钟，比你最初计划的时间多500% 。

现在假设你在处理多个任务时遇到了同样的问题。当你第一次出发的时候，什么是平衡的工作量保证随着时间的推移会膨胀成一个充满压力的待办事项清单。你需要对你能够完成的事情和真正占用你时间的事情有一个现实的想法。这就是为什么创建一个时间审计是有益的。

进行时间审计的最简单方法是使用时间跟踪应用程序。许多公司提供免费版本的软件，但 Toggl Track 是最简单、免费的选择，所有设备都可以使用应用程序。为了对你的时间使用情况有一个准确的了解，记录一周内你所做的每一件事。

在周末，看看报告，评估你花在不同任务上的时间。有了这些数据，您可以很容易地找到需要改进的地方。例如，你可能会花太多时间坐在没有生产力的会议或做繁忙的工作。现在有了这些知识，你就能够准确地了解你是如何花费时间和相应地制定计划的。

这就引出了我们的下一个技巧。

技巧 # 2: 设定可实现的目标，优先安排你的任务

如果你有太多的事情要做，再多的时间管理也无法帮助你完成它。现在你已经创建了一个时间审计，你将能够看到如果你只是需要更好地管理你的时间，或者如果你有太多的盘子。

如果你认为你的目标是可以实现的，那么就跳到第三点。如果你认为你想要完成的太多，试着创建一个艾森豪威尔矩阵或使用时间管理的4 d: 做，推迟，委派和删除。这两种方法都可以帮助你将任务分为以下四组:

1. 应该做的: 重要而紧急的任务。
2. 推迟: 重要但不紧急的任务。
3. 委派: 紧急但不重要的任务。
4. 删除: 既不紧急也不重要的任务。

使用这些方法将帮助您确定应该优先处理哪些任务，以及应该为哪些任务安排计划、委派或删除这些任务。

无论你的目标是什么，它们也应该是明智的: 具体的，可衡量的，可实现的，相关的，及时的。

技巧 # 3: 制定一个每日计划或待办事项清单

这可以在你工作日的第一个街区或最后几分钟做。利用这些时间段中的任何一个来创建一个每日待办事项清单。

当你创建待办事项列表时，一定要保持简单。日复一日地看到一个半成品清单可能会令人沮丧。即使是在个人生产力方面，承诺不足和交付过多也是更好的选择。

用文字表达你的列表项目，就好像你已经完成了它们。“向项目经理提交报告”改为“向项目经理提交报告”这个小技巧会在你把任务从清单上划掉的时候给你额外的动力。

技巧 # 4: 在周日计划你的一周

带着一个计划走进你的工作周将帮助你专注于你最优先考虑的事情。它还可以缓解从周末无忧无虑的心态到周一早上高效“工作大脑”的转变

星期天花几分钟为你的整个星期制定一个计划。通过将每周目标分解成日常任务来增加你成功的机会。这样你就能一眼看到你每天需要做的事情。

通过在周五和其他低能量时间安排低优先级的任务来为自己的成功做准备。记住，你的能量和创造力水平在一周中不断波动。在星期二和星期三完成有创造力和要求高的任务。把会议安排在周四，当你的团队精力开始下降的时候。利用你的星期五和星期一做计划和交流。

时间管理策略与方法

个人生产力有数百种不同的方法。我们知道每个人的工作方式都不同，这就是为什么这些时间管理策略的尝试和错误方法可以帮助你找到最适合你的方法。

技巧 # 5: 早上第一件事就是完成你最重要和要求最高的任务

对于大多数人来说，工作的最初几个小时是最有效率的。

奇怪的是，当你的大脑还没有完全清醒的时候，你可以更容易地集中注意力。活跃的大脑没有多余的精力去做白日梦和担心其他事情。

利用这个优势，起床后第一件事就是完成你最需要精神支持的任务。

技巧 # 6: 使用80-20法则

80-20法则，也被称为帕雷托法则法则，是由意大利经济学家 Vilfredo Pareto 提出的，他观察到80% 的结果通常只来自20% 的投入。

利用这些知识，找出那些活动是那20% 中的一部分。

例如，假设你是一个寻找客户的代理机构老板。你每天花30分钟给潜在客户发电子邮件，花1小时发信息，维护企业社交媒体账户。只有一个客户是通过社交媒体介绍给你的，而你有5个客户是通过电子邮件获得的。很明显，如果你想最大化你的客户，你应该把时间转移到电子邮件上。

任何人都可以使用80-20法则来找出他们的时间花在哪里。如果你不确定你的20% 的时间里有哪些活动，你应该做一个时间审计或者使用一个时间跟踪工具，因为这会给出一个更好的指示哪些活动有最大的影响和占用最多的时间。

技巧 # 7: 利用黄金时段或者生理黄金时段

你知道你一天中最有效率的工作是在什么时候吗？了解这一点将有助于优化你的工作量。

为了找到你的黄金时间或者生物黄金时间，把你的工作日分成3-5个时间段。使用笔记本或者空闲时间跟踪工具来记录你一周的工作效率。在周末的时候，把这些时间点从最有效率到最低效率排序。

在你找到你的黄金时间之后，你就可以相应地计划你的一周了。在生产力高峰期安排困难或高度复杂的任务。

技巧 # 8: 使用瑞士奶酪的方法

大任务很容易让人不知所措。当你不知道从哪里开始的时候，压力会导致拖延或者失去注意力。

由 Alan Lakein 提出的瑞士奶酪方法认为，克服这个问题的最佳方法是将大型项目分解成小型任务或时间块。通过完成一个小任务或者15分钟的时间块，你会使项目不那么令人生畏，并且更有可能按时完成。

时间管理技巧

我们都可以时不时地得到一些鼓励。使用这些小技巧为你的生产力策略或方法增加一点额外的魅力。

技巧 # 9: 给任务设定时间限制

帕金森定律认为，任务的扩展是为了填补给定的时间。如果你给一个任务两个小时而不是一个小时，那么你完成这个任务所需要做的工作量就会简单地增加到足足两个小时。

重新审视一下你的时间审计，找出那些比你预期花费更多时间的任务。为这些任务设置一个时间限制。通过设置约束，你将提高你的注意力和工作效率。您还可以避免范围蔓延: 当职责没有得到良好定义或控制时，项目就会扩展。

如果你仍然发现自己超过了这些时间限制，检查一下你的工作流程，决定以后是否应该为这些任务分配更多的时间。你也可以试着消除一些浪费时间的小事，比如计划外的休息。

技巧 # 10: 在你的待办事项清单上添加一个“完成清单”

不管你计划得多好，意想不到的任务总会在白天出现。把它们记在你待办事项旁边的单独列表上，这样在一天结束时你就会有额外的满足感。

星期天，重新回顾一下上周的成就，为自己的成功而庆祝。这个回顾周期将增加你的信心，并帮助你制定下周的计划。

小贴士11: 提前一天

许多人认为他们在截止日期的巨大压力下工作效率最高，会把工作推迟到截止日期的前一天。然而，对大多数人来说，事实并非如此。项目往往比最初想象的要花费更多的时间，这使得项目很难按时完成。

为自己设定一个较早的最后期限，并坚持到底。计划提前一天提交你的工作。

小贴士12: 不要马上回答

不要在邮件或 Slack 信息到达的第一时间就自动回复。批量处理你的电子邮件，在你的休息时间赶上电话。关闭电子邮件或短信应用程序，以避免中断时，高度重点的工作任务。

小贴士13: 在开会之前，确定你想要的结果

尽管会议是必要的和重要的，但众所周知，会议是一种时间消耗。每个人都参与了一个电话会议，会议时间比需要的时间长得多。为了确保会议的有效性和及时性，确保在会议之前有一个明确的目的。

制定议程并提前与与会者分享。你和你的团队将会浪费更少的时间并且更快的回到工作中。

技巧13: 安排任务之间的休息时间

在清醒和休息的时候，人类的大脑都会经历基本的休息-活动周期，简称 BRAC。大脑每90分钟就会在高度警觉和低度警觉之间进行循环。在高强度工作了90多分钟之后，我们开始动用紧急储备的能量来维持我们的生活。

至少每90分钟安排一次休息可以帮助你保持注意力，并且在一天中保持高效率。

小贴士14: 充分利用等待时间

每个人都会遇到这种情况: 我们排队、等候室、机场候机楼、火车站等等。利用这些空闲时间在手机上回复电子邮件，查看未接来电和信息，伸展/锻炼身体，放松或者冥想。

或者，你也可以随身携带一本书或电子阅读器，挤出一些时间来阅读。即使这本书与工作没有直接关系，阅读也有助于提高注意力和改善大脑连接性。

时间管理工具

需要一些额外的帮助。这些时间管理工具是你新的最佳效率伙伴。

技巧 # 15: 使用应用程序来屏蔽干扰

在专心工作时，使用电脑和手机的“请勿打扰”功能。像自我控制或自由这样的工具可以用来阻止分散注意力的网站。使用这些来阻止像社交媒体或新闻网站这样的分心网站。

技巧 # 16: 使用时间管理应用程序

最好的管理时间的方法就是首先知道你的时间去了哪里。时间管理应用程序可以让你监控自己的进度，找出自己的拖延模式。开始一个计时器可以帮助提高你的注意力，并作为一个信号，你的大脑切换到工作模式。

我们推荐免费的应用程序 toggltrack，它易于使用，在大多数设备上都可以使用。它还提供了全面的报告，所以你可以很容易地看到你的拖延模式。也有许多付费时间跟踪应用程序，如 Clockify，Harvest，或时间博士。

小贴士 # 17: 尽量减少打开的窗口

通过只在一个显示器上工作和只打开一个窗口来引导你的注意力。离线可能也是一个选择，但是我们不要走得太远。

技巧 # 18: 整理你的邮件

杂乱的收件箱是时间的沉淀池。加快电子邮件交流，减少交流浪费时间的最好方法是整理你的收件箱。Gmail 提供了各种各样的功能，这些功能将帮助你控制无底洞般的收到邮件。如果你使用其他客户端，可以考虑切换到 Gmail (通过 POP3、 SMTP 和转发)或者使用像 Airmail 这样的外部应用程序。

这里有一些技巧可以帮助你更快地筛选、整理和回复邮件:

• 存档那些可能包含一些重要信息但不需要立即回复的邮件。

• 创建一些可操作的标签，比如 URGENT，WAITING，NEEDS ACTION。

• 使用筛选器根据发件人或其中包含的其他信息/关键字自动为收到的邮件分配标签。

• 你甚至可以为每封包含“取消订阅”字样的邮件设置一个过滤器，从而为所有的时事通讯贴上标签。

• 启用罐装回复，并创建模板从电子邮件，你已经发送了两次以上。你可以在发出之前自定义这些内容，但是在开始之前有一个大概的大纲会大大加快这个过程。

时间管理学习技巧

我们从来没有完成学习，时间管理是不可接受的。无论你是刚刚开始学习时间管理，还是你是一个经验丰富的专业人士，这些建议都会帮助你在学习的旅程中向前迈进。

技巧 # 19: 把你的系统变成习惯

有必要将上述观念形成可持续的习惯。继续练习这些时间管理技巧将有助于培养一种高效的心态。

制定一个合理的时间表，你可以长期保持(至少一个月)。随着时间的推移，这些行为会变得越来越自动化。发表在《欧洲社会心理学杂志》(European Journal of Social Psychology)上的一项研究发现，一种新的行为需要两个多月的时间才会自动形成，确切地说是66天，所以如果形成这些习惯需要一段时间，不要自责。

小贴士20: 与此同时，放弃坏习惯

改掉坏习惯的最好方法就是从小事做起。把大的坏习惯分成小的部分，或者在开始的时候把注意力集中在小的坏习惯上。较小的变化不太可能触发生理应激反应，使你的身体和大脑更容易接受和重复这些变化。

选择一个习惯，制定一个时间表并坚持下去。当你按照这个计划行事的时候，你就会更容易摆脱更多的无效率的旧习惯。

技巧 # 21: 不要一心多用

多任务处理对工作效率有负面影响。研究发现，那些一心多用的人比他们的同事更难避免分心。此外，多任务处理会影响你的认知能力。

选择一件事情去做，设置一个计时器，只做那件事情，直到你完成或者计时器结束。这将有助于确保你的注意力和质量标准。

小贴士 # 22: 不要等待灵感—- 现在就做

一些艺术家等待灵感出现，一些作家等待作家的瓶颈消失，一些商人等待完美、安静的工作环境来完成艰巨的任务。如果你总是在等待合适的时机，那么当它来临的时候，你就不会有所准备。

灵感和焦点也可以通过尝试在低灵感时期工作来获得。正如艺术家查克 · 克洛斯(chuckclose)所说: “灵感是业余爱好者才有的，我们其他人只需要出现并开始工作。”

小贴士23: 不要追求完美

俗话说，完美是好的敌人。当一切都必须完美的时候，还有什么事情是足够好的吗？可能不会。完成比完美更好。

为了变得与众不同，你必须不断地失败并从错误中吸取教训。把每一次努力都看作是一次实验ーー无论结果如何，都是你人生旅途中有价值的一步。

小贴士 # 24: 不要纠结于小细节

与其沉溺于完美主义，不如把大局放在心里。专注于你的优先级，而不是你工作的细节。解决你待办事项清单上最重要的任务，不要为小事烦恼。

贴士 # 25: 使用你的日历

日历不仅仅是安排会议的工具。你可以用你的日历来安排你的工作时间，跟踪截止日期，并自动添加事件的位置。

积极使用日历可以帮助你对自己的时间负责。如果你认为计划中的条目不能提前一天的计划，那就取消它。

使用 Toggl Track 更好地管理时间

时间追踪可以改变你的工作方式。追踪时间，获取和分享有见地的报告，不要再想你的一天去了哪里。

时间管理与工作生活平衡